AK Regeltechnik möchte mit BLP Software in die Zukunft gehen

Das klassisch mittelständische Unternehmen AK Regeltechnik, welches ölhydraulische Steuerventile für Land- und Baumaschinen sowie für die Umwelttechnik und Kommunalfahrzeuge produziert, wuchs in nur zwei Generationen eindrucksvoll vom kleinen Familienbetrieb zum Industrieunternehmen mit über 50 Mitarbeitern heran. Bereits seit seiner Gründung 1976 kann das Unternehmen durch die ausgezeichnete Qualität seiner Produkte überzeugen. Die umfangreiche Prozesskette der AK Regeltechnik von der Bestellung bis zur Auslieferung eines Ventils umfasst hierbei sowohl die kundenspezifische Entwicklung als auch Produktion, Montage, Qualitätsprüfung und Logistik. Aufgrund der Komplexität und des Umfangs der Prozesse sowie der stetig steigenden Auftragslage von AK Regeltechnik entschied sich der seit 1992 amtierende Geschäftsführer Axel Knopff im Jahr 2002 erstmals ein ERP System einzuführen um Prozesssicherheit und Durchgängigkeit zu schaffen und etwaige organisatorische Probleme durch Automatisierung zu lösen. Seine damalige Wahl fiel auf eine Eigenentwicklung welche 2006 live ging und bereits über immense Funktionalität im Produktionsbereich verfügte. Obwohl Knopff mit dem Umfang seiner Lösung mehr als zufrieden war, sah er sich zunehmend mit dem Problem konfrontiert, dass die Eigenentwicklung ihn stark von seinem damaligen one-man Entwickler abhängig machte.

2015 wurde er dann durch BLPs Akquise-Abteilung auf deren ERP Lösung „Formica“ aufmerksam. Formica war wiederum das erste Produkt was laut Knopff funktionell mit seiner Eigenentwicklung konkurrieren konnte und in manchen Punkten sogar mehr überzeugte. Nachdem BLPs Geschäftsführer Joachim Beck die ERP Software erstmalig persönlich vorstellte, einigten sich beide Parteien jedoch darauf noch etwas abzuwarten wie sich die Lage entwickeln würde. In den folgenden Jahren kristallisierte sich für Knopff nicht nur die Abhängigkeit von seinem Entwickler sondern auch die veraltete Programmierweise seiner Eigenentwicklung heraus. Diese beinhaltete sehr viele Verknüpfungen innerhalb des Systems und setzte noch nicht auf alleinstehende Softwaremodule, welche durch Schnittstellen miteinander kommunizieren und das System vor allem bei großen Datenmengen deutlich schneller machen. Knopff entschied sich nun final seine Eigenentwicklung durch ein neues System zu ersetzen.

Formica gewährleistet Prozesssicherheit und Durchgängigkeit

Die Entscheidung für BLP und deren Lösung Formica fiel schlussendlich aufgrund mehrere Faktoren. Als wichtigsten Punkt erfüllt Formica alle Anforderungen an den Umfang einer ERP-Lösung welche für AK Regeltechnik in Frage kommt. „Unsere tägliche Arbeit muss absolut prozesssicher ablaufen und das System muss dieselbe Funktionalität gewährleisten können wie das bei unserem eignen System der Fall war. Wir haben Stücklisten und Unterstücklisten, Serienverwaltung und Chargenverwaltung. Wenn ein Auftrag gebucht wird muss ein Produktions- und Montageauftrag folgen. Die Disposition muss im Hintergrund laufen. Formica ist sehr präzise auf Produktionsbetriebe ausgelegt und garantiert uns, dass diese Prozesse auf jeden Fall erfolgen und sicher rückverfolgbar sind. Das sind wichtige Punkte für uns.“, erzählt Knopff. Darüber hinaus war es für Knopff wichtig einen „Partner auf Augenhöhe“ zu engagieren der etwaige Zusatzprogrammierungen flexibel und schnell umsetzen kann. Damit war er bei BLP genau an der richtigen Stelle. Zusätzlich zum Systemumfang und der Prozesssicherheit von Formica war laut Knopff außerdem noch BLPs unschlagbares Preis-Leistungs-Verhältnis ausschlaggebend, welches AK Regeltechnik bereits bei deren Investition in eine neue ERP-Software zu Kosteneinsparungen im Vergleich zu etwaigen konkurrierenden Anbietern verhalf.

BLP sorgt für eine reibungslose Implementierung

Nachdem Knopff sich dazu entschieden hatte zukünftig auf Formica umzusteigen, wählte er zunächst die für ihn passenden Module aus BLPs Produktkatalog aus. Weitere benötigte Leistungen welche nicht im Standard Repertoire der BLP vorhanden waren, wie etwa eine Anbindung zur Visualisierungs-Software Smartblick, welche die Visualisierung der Auslastung von CNC Maschinen ermöglicht, wurden dabei einfach von BLP als Zusatzprogrammierung ermöglicht. Die Einführung der Software, also Installation, Datenübernahme und Grundschulung erfolgte dann innerhalb weniger Tage.

Für die schlussendliche Inbetriebnahme lies sich die AK Regeltechnik dann noch zwei Monate Zeit. „Es lag nicht an Formica, dass wir uns mit der Inbetriebnahme noch Zeit gelassen haben aber wir wollten zuerst unseren Inhouse-Admin dahingegen schulen, dass er in jeglichen Situationen als eine Art Feuerwehrmann einspringen und den anderen Mitarbeitern mit der Software helfen kann. Er hat sich dann in Kooperation mit Mitarbeitern der BLP komplett eingelernt und war danach auch sehr vom System überzeugt. Das finde ich auch sehr wichtig.“, erklärt Knopff. AK Regeltechniks Inhouse-Admin soll mit seiner Erfahrung anderen Mitarbeitern dabei helfen die Angst vor dem System zu verlieren. Dies sei die einzige Herausforderung mit der sich das Unternehmen seit Inbetriebnahme der Software konfrontiert sehe. Vor allem Mitarbeiter die im früheren System sehr affin gewesen wären, hätten jetzt im Gegensatz zu neuen Mitarbeitern größere Probleme sich im neuen System zurecht zu finden. Dies liege allerdings keinesfalls am Umfang des Produkts sondern es sei einfach menschlich sich anfangs schwer zu tun, stellt Knopff nochmal heraus.

BLP und seine ERP-Lösung Formica können auf ganzer Linie überzeugen

Knopff erzählt weiter, dass er sich bewusst für die Investition entschieden und bisher keine Sekunde an der Entscheidung gezweifelt habe. Laut Knopff werde Formica den versprochenen Anforderungen in vollem Umfang gerecht und übertreffe das Altsystem in den Punkten Maschinen und Belegungsplanung. Auch Formicas Qualitätsmanagement, das integrierte CRM Modul und die Statistiken seien sehr gut gelöst. Begeistert zeigt sich Knopff außerdem vom kostenlos mitgelieferten E-Mail Programm Formica ToDo. ToDo übernimmt als Kommunikationssystem die Verwaltung von E-Mails, Terminen und Aufgaben und ermöglicht es, dass E-Mails automatisch mit Aufträgen verbunden werden können und jegliche Gesprächshistorien mit zugehörigen Angeboten, Aufträgen oder Artikeln angezeigt werden. „Die Aufmachung des E-Mail Programms ist sehr gut und die automatische Verknüpfung jeglicher E-Mails mit dem ERP System überzeugt mich sehr. Das kannte ich so nicht, ist aber sehr nützlich und gut durchdacht.“, so Knopff. Eine weitere Neuerung für Knopff ist Formicas BDE welche mittlerweile von 40 Mitarbeitern der AK Regeltechnik GmbH genutzt wird.

Zusammenfassend erklärt Knopff gegen Ende des Gesprächs: „Formica war eine strategische Entscheidung in die wir viel Geld investiert haben, was sich aber meines Erachtens nach sehr lohnen wird. Vor allem von BLPs Weitblick im Thema KI und ihrer automatisierten Dokumentenerkennung erhoffen wir uns zukünftig immense Einsparungen in der Verwaltung, weil man sich bei Vergrößerung und mehr Umsatz verwaltungstechnisch nicht weiter aufblasen muss. Ich denke, da können wir zukünftig viel Geld sparen.“