Formica stützt den ökonomischen Wandel bei Aquaflex

Beim Altpapierrecycling müssen Papierhersteller während des Produktionsprozesses Schmutzablagerungen – insbesondere alte Druckerschwärze – von den Sieben entfernen. Daher waren Anfang der 2000er Jahre im Zuge des zunehmenden Recyclings immer mehr von Aquaflex entwickelte und hergestellte Reinigungsprodukte auf Basis von Wasserhochdrucktechnologie gefragt. Je größer das Auftragsvolumen wurde, desto deutlicher erkannten die Unternehmensverantwortlichen, dass die bisherige Struktur an ihre Grenzen stieß. »Es kristallisierte sich heraus, dass Arbeitsteilung eine immer größere Rolle für uns spielen würde«, erinnert sich Dr. Hartmut Brodbek, Betriebsleiter von Aquaflex. Da der Hersteller zum damaligen Zeitpunkt weder eine zeitgemäße ERP-Lösung noch feste Arbeitsabläufe hatte, suchte Brodbek ein Programm, das entsprechende Organisationsstrukturen vorgeben konnte.

Formica schien ihm hierbei das Geeignetste zu sein. »Bei allen anderen zur Auswahl gestandenen Lösungen überhäuften uns die Lieferanten mit Fragen zu unseren Prozessen, die wir ja erst noch schaffen mussten. Im Gegensatz dazu war mir BLP-Geschäftsführer Joachim Beck mit seiner betriebswirtschaftlichen Kompetenz sehr willkommen, da er mich beraten konnte, wie man solche Abläufe gestaltet«, berichtet Brodbek, der auch die überschaubare Betriebsgröße von BLP sehr ansprechend fand. »Eine gute Betreuung und der persönliche Kontakt zu vertrauten Ansprechpartnern waren uns wichtig.« Zudem überzeugte den Betriebsleiter die einsatzbereite Software selbst, die keine speziellen Konfigurationen erforderte.

Über Formica entstand die Arbeitsvorbereitung

Das Projektziel von Aquaflex lautete, ein durchgängiges System einzurichten, das vom Angebot über den Auftragseingang bis zur Rechnungsstellung inklusive Fertigungssteuerung und Bestellprozesse alle Abläufe im Unternehmen unterstützt. »Alles sollte eine Kette sein, in der sämtliche Abhängigkeiten abgebildet sind«, so Brodbek. Um dies zu erreichen, musste zunächst die Organisation verändert werden. Bislang hatte sich jede Ingenieurskraft um die eigenen Projekte gekümmert und direkt die Montage in der Fertigung veranlasst. Da es keine zentrale Koordination gab, war es bei immer mehr parallel ablaufenden Projekten schwer, die Übersicht zu behalten und Fertigungsprozesse effizient zu steuern. Jedoch wollte die Firmenleitung klare Arbeitsstrukturen schaffen und Priorisierungen vornehmen können. Angeregt durch BLP und den Aufbau von Formica entschied sich Aquaflex, zwischen die Ingenieur- und Monteurebene den Fachbereich Arbeitsvorbereitung zu installieren. Dessen Aufgabe ist es, die Fertigung zu koordinieren und als Bindeglied zwischen Ingenieur- und Monteurkräften zu wirken.

Angepasst an die geplanten Aufgaben und die geschaffene Organisationsform implementierte BLP 2006 die entsprechenden Formica-Module. Während ein knapp 4.000 Adressen zählender Kundenstamm per Import-Tool in die Software übernommen wurde, legte Aquaflex alle benötigten Artikel neu an. Schließlich erhielten fünf Mitarbeiter im Hause von BLP eine zweitägige Anfangsschulung.

Formica konnte sukzessive überzeugen

Obwohl Formica heute von allen Seiten überaus begrüßt wird, dauerte es eine Weile, die Lösung im Betrieb zu etablieren, wie Brodbek beschreibt: »Anfangs hat es viel Mühe gekostet, ineffektive und eingefahrenen Abläufe abzulegen und sich an das Programm zu halten.« Daher wurden zu Beginn nicht alle Aufträge, sondern immer nur einzelne mit Formica abgewickelt. Fiel jedoch die Wahl auf Formica, wurde die Auftragsbearbeitung auch komplett mit der Software erledigt. Formica selbst konnte so die Mitarbeiter sukzessive von den Vorteilen überzeugen. »Inzwischen sieht jeder ein, dass man ohne solch ein System diese Durchsätze und Umsätze mit der Mitarbeiteranzahl nicht bewerkstelligen könnte«, meint Brodbek.

Im Arbeitsalltag von Aquaflex rechnet der Betriebsleiter den Formica-Modulen für Fertigungsaufträge und die Kommissionierung die größte Bedeutung zu. Typische Aquaflex-Maschinen setzen sich aus rund 100 einzelnen Auftragspositionen zusammen und haben eine Herstellungsdauer von etwa drei Monaten. Stücklisten aus dem von der Konstruktionsabteilung genutzten CAD-System werden in Formica übertragen. Im Montagebereich erhalten die Mitarbeiter über Formica Fertigungsaufträge und bauen anhand der Fertigungsstücklisten die Teile zusammen.

Aufgrund der Größe und Komplexität der gefertigten Maschinen ist es für Aquaflex von großer Bedeutung, Kommissionieren zu können. Anhand der Kommissionierungsbelege ist es möglich, die Ware bereitzustellen, bevor der Lieferschein ausgestellt wird. Denn bis alle Teile einer Maschine komplett sind, kann es Tage und Wochen dauern. Bei großen Aufträgen nimmt alleine das Verpacken für den Versand bis zu zehn Tage in Anspruch. Im Zuge des Kommissionierens wird die Versandabteilung rechtzeitig über entsprechende Aussendungen informiert und kann frühzeitig mit dem Verpacken beginnen.

Als größte Herausforderung sieht Brodbek rückblickend die Einführung des Fremdfertigungsmoduls. Hilfreich hierfür war 2010 die Anstellung eines neuen Mitarbeiters, der Formica von Tätigkeitsbeginn an für die Steuerung der Fremdaufträge verwandte. »Es handelte sich um einen relativ komplexen Prozess, da viele Arbeitsgänge und Fremdfertigungsartikel anzulegen waren«, so Brodbek. Gleichzeitig war es notwendig, eine Lösung zu finden, Begleitdokumente wie Zeichnungen der Bestellung hinzuzufügen. »Als jedoch 2014 die E-Mail-Lösung Formica ToDo hinzukam«, ergänzt Brodbek, »hat sich die Komplexität deutlich entspannt, da sich vieles über die Korrespondenzmodule abwickeln ließ.«

Formica ToDo erleichtert die Suche nach Informationen

Formica ToDo ist speziell auf die Bearbeitung und Verwaltung von E-Mails, Terminen und Aufgaben ausgelegt und gleichzeitig in alle Formica-Lösungen komplett integriert. So lassen sich beispielsweise E-Mails direkt den betreffenden Vorgängen zuordnen und ein Vorgang per Klick aus einer E-Mail öffnen und bearbeiten. Ohne umständliche Speicher- und Verknüpfungsfunktionen bedienen zu müssen, wird sämtlicher Schriftverkehr direkt beim Vorgang archiviert.

Brodbek will diese Funktionalitäten nicht mehr missen: »Für uns bedeutet es eine enorme Arbeitserleichterung, dass wir E-Mails mit Vorgängen verknüpfen können.« Kommen beispielsweise Bestellungen per E-Mail an, werden sie sofort mit dem Auftrag verknüpft und es besteht ein direkter Zugriff auf die Bestellformulare des Kunden. Etwaige Unklarheiten lassen sich auch im Versand schnell beseitigen. Da jeder Zugriff auf die Korrespondenzmodule hat, können Mitarbeiter jederzeit nachsehen, ob es spezielle Versandvorschriften gibt und wie diese im Auftrag definiert sind.

Als wichtigsten Nutzen von Formica sieht Brodbek die Übersicht über die große Menge an Aufträgen und Artikeln, die Aquaflex abwickelt. »Den angestrebten Umsatz pro Mitarbeiter bekomme ich nur über solch ein System. Ohne dieses bräuchten wir etwa 50 Prozent mehr Personal, um das gleiche Auftragsvolumen abzuwickeln.« Darüber hinaus fordern auch externe Stellen wie das Finanzamt immer mehr Transparenz von Unternehmen, die Formica auf einfache Weise herstellen kann. Laut Brodbek sorgt Formica nicht zuletzt für einen einheitlichen Auftritt nach außen und einen positiven Eindruck bei Kunden und Partnern. Beispielsweise schätzen sie sehr, immer exakt zu wissen, wo sie bestimmte Informationen in Aquaflex-Unterlagen finden können.