Formica ist bei Dreyer mit voller Energie dabei

Vom einzelnen Blech bis hin zur komplett montierten Baugruppe bietet das 45 Mitarbeiter zählende Unternehmen Dreyer im nordrheinwestfälischen Lengerich seinen Kunden individuelle Lösungen aus Metall. Die modernen Produktionsanlagen werden durch die Unternehmens- und Warenwirtschaftssoftware Formica SQL perfekt ergänzt. »Mit Formica können wir eine durchgängige Produktionsplanung durchführen, Liefertermine genau bestimmen und eine volle Kapazitätsauslastung fahren«, erklärt Markus Dreyer, geschäftsführender Gesellschafter von Dreyer GmbH. Das im November 2014 abgelöste System WIAS von Wedderhoff bot dem Betrieb nicht diese Möglichkeiten, weshalb die Verantwortlichen es nach zwölf Jahren im Einsatz ersetzten.

In zwölf Wochen von der Auswahl zum Echtbetrieb

Den gesamten Auswahl- und Implementierungsprozess konnte Dreyer in nur zwölf Wochen bewerkstelligen, ohne dabei externe Hilfe in Anspruch zu nehmen. »Aufmerksam auf BLP wurden wir über einen befreundeten Unternehmer aus der Region, der Formica bereits im Einsatz hatte«, berichtet Markus Dreyer. Neben Formica standen noch SAP, Microsoft Dynamics und die für metallverarbeitende Betriebe ERP-/PPS-Lösung Beosys zur Auswahl.

Zu den Auswahlkriterien zählte vor allem, ein flexibles System zu bekommen, das während dem ganzen Produktionszyklus neue Vorgaben schnell und einfach berücksichtigt. Für ihre Kunden aus Handwerk und Industrie entwickelt Dreyer individuelle Komponenten, Baugruppen und komplette Anlagen aus Stahl, Edelstahl, Aluminium, Kupfer und verwandte Materialien. Während der engen Zusammenarbeit mit dem Kunden am bestehenden oder neu entwickelten Werkstück, eröffnen sich häufig Verbesserungspotenziale, die es zu realisieren gilt. Dies hat auch Auswirkungen auf die ERP/PPS-Software, wie Markus Dreyer darlegt: »Aufträge ändern sich häufig stündlich, so dass entsprechend oft Dateneingaben geändert werden müssen. Gebucht ist gebucht, heißt es im Gegensatz zu Formica bei den meisten Systemen, die Änderungen nur schwer zulassen.«

Gebucht ist gebucht gilt nicht für Formica

Da Formica jedoch die geforderte Flexibilität bieten konnte und das System aufgrund seiner Durchgängigkeit vom Angebot bis zur Rechnung überzeugte, fiel die Entscheidung zugunsten von BLP aus. Außerdem geschieht mit Formica die Zuordnung von Dokumenten, zum Beispiel Pläne und Zeichnungen, zu Artikeln und Aufträgen einfach und schnell. Da das Ablagesystem sehr logisch aufgebaut ist, können Mitarbeiter die Dokumente leicht ablegen und vor allem schnell wiederfinden. »Überzeugt hat uns auch BLP als Anbieter. Wir wurden stets gut bedient und beraten. Rückfragen beantworteten die Mitarbeiter mit einer hohen fachlichen Kompetenz immer prompt«, berichtet Markus Dreyer. Da dem geschäftsführenden Gesellschafter das hinter Formica stehende Unternehmen sehr wichtig war, besuchte er BLP auch am Stammsitz in Schorndorf, um sich vor Ort ein Bild zu machen. Bei diesem Besuch verstärkte sich der Eindruck, den richtigen Partner gefunden zu haben. Schließlich war auch der Preis für die Software ein wichtiges Auswahlkriterium. Da dieser sich inklusive Lizenz-, Implementierungs- und Wartungskosten im festgesetzten Rahmen bewegte, stand der Implementierung von Formica nichts mehr im Weg.

Ziel war nun, das System schnell im Unternehmen einzuführen, ohne lange parallel mit dem Altsystem arbeiten zu müssen. Zunächst installierte BLP Software eine Testdatenbank, in die alle Stammdaten einflossen. Automatisch migrierten die Projektverantwortlichen die Bestandsdaten, die aus Rechnungsdaten sowie Artikeldaten von rund 100.000 Artikeln bestanden. Die Rohmaterialen gaben die Mitarbeiter dagegen händisch ein.

Eine Woche nach Installation startete Echtbetrieb

Mit der Testdatenbank konnten die vorgesehenen acht Key User wie im Echtbetrieb arbeiten. Hierzu schulten sie die BLP-Trainer innerhalb der ersten Tage der Einführung entsprechend bei Dreyer vor Ort. Diese Key User gaben ihr Wissen dann innerhalb des Betriebes an die weiteren Mitarbeiter weiter, die sich mit Formica beschäftigen. So konnte bereits eine Woche nach Installation der Testdatenbank der Echtbetrieb starten. »Die komplette Einführung mit Implementierung, Anlegen der Daten und Schulung dauerte vier Wochen, was absolut unseren Vorstellungen entsprach«, berichtet Markus Dreyer. Als größte Herausforderungen sieht er im Rückblick die Altdaten-Übernahme und die Schulung der Mitarbeiter, die eng mit dem Vorgängersystem verwurzelt waren. »Es bereitete beispielsweise großes Kopfzerbrechen, herauszufinden, wie man einen Artikel richtig anlegt«, so Markus Dreyer. Jedoch bestand die zentrale Thematik darin, neue organisatorische Aufgaben mit Formica zu erschließen, wie der Firmenchef darlegt: »Zuvor war keine ERP-Software mit der Tiefe, die Formica besitzt, im Einsatz und bestimmte Prozesse wurden IT-technisch nicht erfasst und bearbeitet. So gab es im Vorfeld keine Lagerwirtschaft und keine Buchung von Wareneingängen, die wir nun mit Formica vornehmen.«

Heute begleitet Formica von der Buchung des Wareneingangs bis zur Rechnungsstellung alle Unternehmensprozesse. »Durch Formica gestalten sich die Aufgaben der Mitarbeiter umfangreicher«, so Markus Dreyer. »Der Mehraufwand für die Dateneingabe bedeutet allerdings auch, dass mehr Informationen gewonnen werden, die einen erheblichen Nutzen bieten.«

Ist-Kalkulationen sind jederzeit möglich

Während der Abarbeitung der Aufträge, erfasst Formica parallel die Betriebsdaten, so dass das Management Nachkalkulationen und mitlaufende Kalkulationen treffen kann. Somit sind die Kosten- und Stundenentwicklung der in der Fertigung befindlichen Aufträge und der Erfolg abgeschlossener Aufträge jederzeit auf Basis aktueller Daten ersichtlich. Formica ermittelt so den Gesamtgewinn und den Gewinn pro Stück. »Weitere betriebswirtschaftliche Informationen erhalten wir unter anderem über stets aktuelle Inventurdaten, Bewertungen der Halbfertigprodukte und mehr Informationen zur Einhaltung der Lieferstände« ergänzt Markus Dreyer. Mit der deutlich erhöhten Transparenz über die Geschäftsvorgänge kann er Liefertermine exakt bestimmen und Kapazitätsauslastung erreichen, wovon das Unternehmen insgesamt profitiert.

Aktuell befasst sich das Projektteam noch mit der Anbindung der Dokumentenmanagementsoftware Dokubit von Arcusoft und der Finanzbuchhaltungssoftware Fibunet an Formica. Bereits installiert ist die Kommunikationssoftware Formica ToDo, die die Bearbeitung und Verwaltung von E-Mails, Terminen und Aufgaben übernimmt. Hier laufen Arbeiten, um das Programm auch von mobilen Geräten aus nutzen zu können. Da Formica ToDo eng mit Formica SQL verzahnt ist, profitiert Dreyer bereits davon, dass E-Mails automatisch mit den Aufträgen verbunden werden. So sind der Kommunikationsfluss und die entsprechenden Informationen auf einen Blick nutzerunabhängig sichtbar, wodurch sich die Transparenz weiter erhöht.