Glasklare Prozessunterstützung durch Formica

Die mit 250 Mitarbeitern weltweit agierende Hecker-Gruppe entwickelt und produziert Sicherheitsglas sowie hitzebeständige Spezialgläser, Glaskeramik und bearbeitet Kunststoffe für die Industrie. Damit die Geschäftsprozesse in allen drei Hecker-Geschäftsbereichen optimal funktionieren, ist seit 1998 die Unternehmenssoftware Formica SQL von BLP Software im Einsatz. »Damals kam der Erstkontakt auf der Münchener IT-Messe »Systems« zustande«, erinnert sich Stefan Thomä, IT-Leiter der Hecker-Gruppe. »Obwohl der Messestand nicht groß war, hatten wir schnell einen guten Eindruck. Uns überzeugten die Kompetenzen von BLP Software sowohl hinsichtlich der Software-Technik als auch betriebswirtschaftlich«.

Bevor Hecker Glas die Formica-Lösung einführte, hatte das Unternehmen eine Branchensoftware im Einsatz, die stark auf Hersteller von Isolier- und Architekturglas ausgerichtet war. Damit stimmte die Lösung jedoch nicht ganz mit der Unternehmensausrichtung überein, wie Dr. Andreas Appel, geschäftsführender Gesellschafter der Hecker Glastechnik, erklärt: »Hecker ist kein reiner Produktionsbetrieb mit Standardprozessen, sondern auch auf Handel und individuelle Kundenprodukte ausgerichtet.« Daher benötigte das Unternehmen eine Software, die auch diese Bereiche unterstützt. Zudem waren die Hecker-Verantwortlichen mit dem Leistungsumfang und der Bedienung der ehemaligen Lösung unzufrieden: »Das alte System hatte die Lieferantenstämme beispielsweise nur sehr rudimentär integriert. Die Bedienung war schwierig und alles andere als intuitiv. Viele Funktionen konnten nur über Hotkeys aufgerufen werden, was bedeutete, dass der Schulungsaufwand für das Programm sehr hoch war beziehungsweise nicht die ganze Funktionsvielfalt ausgeschöpft wurde«, so Dr. Andreas Appel. Zudem funktionierten die Auswertungsmöglichkeiten fast ausschließlich auf SQL-Basis. Es gab kaum Auswertungen auf Knopfdruck, vor allem nicht im Verkaufsbereich, die einen beispielsweise den Umsatz oder Auftragseingänge pro Tag anzeigen konnten. Außerdem fehlte eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung, die Formica ebenso wie die Analysefunktionen bieten konnte.

BLP erfüllte spezielle Anforderungen an die Datensicherheit

»Überzeugt haben uns an Formica die Logik des Programms und die Auswertungsmöglichkeiten von Unternehmenskennzahlen wie Umsatz, Rohertrag, Warenbestand und Auftragseingang, die pro Verkaufsbereich sehr detailliert möglich sind. Zusätzlich lassen sich recht einfach eigene SQL-Abfragen für individuelle Auswertungen erstellen, die nur einmalig oder selten notwendig sind« berichtet Dr. Andreas Appel. Außerdem konnte BLP die speziellen Anforderungen von Hecker an die Datensicherheit erfüllen, innerhalb eines Mandanten Abgrenzungsmöglichkeiten zuzulassen. Nicht jeder Nutzer und jede Abteilung sollte alle Informationen einsehen können. Hecker legte unter anderem Wert auf einen kontrollierten Datenzugriff, um die unterschiedlichen Profitcenter abgrenzen zu können und damit einer unnötig hohen Datentransparenz vorzubeugen. Da BLP glaubhaft darlegte, alle gewünschten Kriterien zu erfüllen, entschied sich Hecker ohne einen weiteren Vergleich mit anderen Lösungen für Formica. »Das Bauchgefühl sagte, dass die Lösung passt«, meint Stefan Thomä, der diese Entscheidung bis heute nicht bereut hat.

Formica-Implementierung im fliegenden Wechsel

Den Ablauf der Implementierungsphase begleitete Joachim Beck, Geschäftsführer von BLP Software, vor Ort, um den Umstellungsprozess zu lenken. »Während die Projektverantwortlichen noch über die Organisation sprachen, wurde die Lösung im Hintergrund entsprechend den bereits getroffenen Abstimmungen programmiert und eingerichtet, so dass ein Wechsel im laufenden Betrieb innerhalb von zwei Wochen erfolgen konnte. »So etwas habe ich sonst überhaupt noch nicht gesehen«, meint Dr. Andreas Appel beeindruckt. Um die Mitarbeiter in die neue Software einzuarbeiten, fand während der Implementierungsphase und in der ersten Zeit des Echtbetriebs ein Learning by Doing statt. Alle neuen Fälle wurden ab dem Stichtag zum 1. Januar 1998 in Formica eingegeben und damit bearbeitet. Das alte Programm lief nur noch, um eventuell Informationen abzurufen.

Zuvor hatten die Mitarbeiter alle Artikel neu in Formica eingegeben. »Die Dateneingabe bedeutete viel Arbeit und war eine große Herausforderung. Sie wäre aber auch bei der Einführung einer anderen Warenwirtschaftslösung notwendig gewesen«, schildert Stefan Thomä. Organisatorisch passte sich Hecker teilweise an Formica an und teilweise erfolgte eine Anpassung von Formica an die Hecker-Organisation. So kaufte die Verkaufsabteilung vor der Formica-Einführung mitunter selbst Waren ein, was heute nur noch der Einkauf erledigt. In der Fertigung wurden neue Formulare wie detaillierte Fertigungsaufträge eingeführt und später auch die Betriebsdatenerfassung über Barcodes. Um Formica perfekt auf die Hecker-Organisation abzustimmen, leistete BLP Software viel Beratungsleistung.

Formica unterstützt alle Prozesse

Formica begleitet bei Hecker vom Angebot bis zur Lieferung und Rechnung alle Geschäftsprozesse: Nachdem ein Auftrag aufgrund eines Angebots erteilt ist, erfolgt entweder ein interner Fertigungsauftrag oder ein Zukauf bei Lieferpartnern. Die Auswahl geschieht unter anderem aufgrund der Fähigkeiten und Lieferzeiten der Lieferanten, die mit ihren Leistungsdaten in Formica hinterlegt sind. Bei der internen Fertigung wird nach dem Fertigungsvorschlag ein Fertigungsauftrag erstellt, die Lagerverwaltung und gegebenenfalls Lieferanten involviert und schließlich ein Pack- und Versandauftrag mit Lieferschein und Rechnung gedruckt. An Formica sind die Finanzbuchhaltungssoftware Diamant und die Archivierungssoftware Easy Software angebunden. Stefan Thomä versichert: »Dabei funktioniert der Datenfluss zwischen den Programmen problemlos.«

Insgesamt hat Formica die Erwartungen der Hecker-Verantwortlichen mehr als erfüllt, wie Dr. Andreas Appel anschaulich darlegt: »Heute besteht die Herausforderung für Unternehmen darin, Informationen optimal zu managen. Informationen müssen schnell und eindeutig bei den richtigen Stellen ankommen und der Zustand eines Bereichs muss jederzeit nachvollziehbar sein. Dafür ist die gesamte Prozesskette IT-seitig abzubilden. Formica eignet sich hierfür ideal, weil es über eine sehr gut durchdachte Informations- und Datenbankstruktur verfügt und weil die Entwickler jederzeit bereit sind, individuelle Anpassungen vorzunehmen.«

»Neben dem Produkt selbst, schätzen wir auch das Unternehmen BLP Software. Besonders wichtig ist für uns, dass die BLP-Mitarbeiter sehr gut erreichbar sind und auf Fragenstellungen zum Programm schnell reagieren«, erzählt Stefan Thomä. Schließlich schreiten die Entwicklung der Geschäftsprozesse und deren Unterstützung durch Formica kontinuierlich fort, so dass ein konstruktives und angenehmes Kooperationsverhältnis von großer Bedeutung ist.