Formica passt sich problemlos den Betriebsabläufen an

Genau zum richtigen Zeitpunkt hat sich BLP Software im Mai 2013 als Anbieter für ERP-Software bei Heribert Spiekermann Metallverarbeitung vorgestellt. Der europaweit agierende Hersteller für Qualitätserzeugnisse im Bereich Leuchtmittel und Metallerzeugnisse suchte gerade ein neues Warenwirtschaftssystem. Die damalige Lösung aus dem Hause Sage war veraltet und wurde nicht mehr weiter geführt. Ein Umstieg auf eine andere Lösung des Herstellers wäre zwar möglich, aber relativ aufwändig gewesen. Daher war Oliver Heimann, Technischer Leiter von Spiekermann Metallwaren, auch gegenüber Alternativprodukten aufgeschlossen. Jedoch wollte er dabei keine Lösung, die im Vorfeld bereits einen hohen Arbeits- und Zeitaufwand erfordert hätte – beispielsweise durch das Erstellen von Anforderungskatalogen und der Veranstaltung von Workshops. »Wir suchten ein System, das sich an die vorhandene Organisation der Firma anpassen ließ und nicht umgekehrt«, so Heimann. Zudem sollte die Lösung über ein gutes Preis-Leistungsverhältnis verfügen, schnell implementierbar sowie einfach und intuitiv bedienbar sein. Essenziell war auch, dass die Software die Prozesse des Fertigungsbetriebs abbilden konnte. »Eine ebenfalls evaluierte Wettbewerbslösung eines alternativen Anbieters konnten wir im Auswahlprozess nicht weiter berücksichtigen, da sie zu oberflächlich war und zum Beispiel nicht in die Tiefe der Bestandsführung ging,« berichtet Heimann.

Verstehen, worauf es ankommt

Schließlich besuchte Joachim Beck, Geschäftsführer von BLP Software das metallverarbeitende Unternehmen im westfälischen Arnsberg, um sich vor Ort ein Bild zu machen. Heribert Spiekermann Metallverarbeitung ist ein inhabergeführtes Unternehmen mit rund 100 Mitarbeitern, die 5.000 individuelle Produkte schwerpunktmäßig Leuchtsysteme herstellen. 50 Produktionsmitarbeiter bedienen 20.000 Spezialwerkzeuge in den verschiedenen Produktionsabteilungen, die beispielsweise Lasern, Stanzen und Ziehen, sowie Veredelung umfassen. 30 Arbeitskräfte betreuen die Leuchtmontagen während 20 Mitarbeiter im administrativen Bereich tätig sind und somit das Warenwirtschaftssystem verwenden.

Heimann gefiel die schnelle Auffassungsgabe des BLP-Geschäftsführers: »Nachdem ich dargelegt hatte, worauf es mir bei der geforderten Lösung ankommt, war Joachim Beck innerhalb kürzester Zeit – ohne Workshops und Pflichtenhefte – in der Lage, die Zusammenhänge zu verstehen und die passende Lösung anzubieten.« Auf der Produktseite fand Heimann vor allem den logischen Aufbau der BLP-Warenwirtschaftslösung Formica SQL und die praxisnahe, unkomplizierte Bedienung der Software überzeugend. Hierbei können Anwender alle vorhandenen Felder ausfüllen, jedoch müssen sie das mit Ausnahme weniger Pflichtfelder nicht. In der Praxis erleichtert dies die Eingabe und spart Kosten. »Schließlich ist es beispielsweise bei einem Artikel mit 100 Euro Bestellwert nicht sinnvoll, eine Stunde damit zu verbringen, den Artikel anzulegen«, weiß Heimann.

Implementierung und Datenübernahme

Nachdem sich Heribert Spiekermann Metallverarbeitung für die Einführung von Formica SQL in Verbindung mit der Kommunikationssoftware Formica ToDo und der kaufmännischen Software Syska des gleichnamigen Unternehmens entschieden hatte, begann die Implementierung. An fünf Arbeitstagen waren zwei Fachleute damit beschäftigt, die Daten aus dem Altsystem in Formica SQL zu übernehmen. Alle Stammdaten zu Artikeln, Lieferanten und Kunden sowie Bewegungs- und Bestandsdaten waren hiervon betroffen. Am 1. Dezember 2013 startete der Echtbetrieb des Warenwirtschaftssystems. Das Unternehmen ließ zur Sicherheit das Altsystem einen Monat parallel weiter laufen. Zum Jahreswechsel kam dann die Komplettlösung inklusive der Buchhaltungskomponente zum Einsatz.

»Während der gesamten Implementierung und Einarbeitung war immer eine individuelle, schnelle und prompte Betreuung seitens BLP Software gegeben«, berichtet Heimann. Zur Schulung der Anwender führte ein BLP-Mitarbeiter jeweils einen Anwender aus den Abteilungen Einkauf, Arbeitsvorbereitung, Vertrieb und Logistik intensiv über eineinhalb Tage, beziehungsweise einen halben Tag im Bereich Logistik, in das System ein. Als Multiplikator konnte dieser dann sein Wissen an die Kolleginnen und Kollegen in den jeweiligen Abteilungen weitergeben. Eine intensive Schulung war erforderlich, da Heimann das Heranführen der Mitarbeiter, die zum Teil mehr als zehn Jahre mit dem Altsystem arbeiteten, als größte Herausforderung sieht: »Echte Glaubenskrisen sind dabei zu meistern, da das Vertrauen in etwas Neues erst gewonnen werden muss.«

Verbesserte Betriebsprozesse

Obwohl Heribert Spiekermann Metallverarbeitung im Zuge der neuen Lösung zwar nicht den ganzen Betrieb umkrempeln wollte, nahm das Unternehmen aber einige gezielte Umstellungen in der Organisation vor, um so bestimmte Prozesse zu automatisieren und Durchlaufzeiten zu verkürzen. Durch automatisch erstellte Fertigungs- und Bestellvorschlagslisten von Formica SQL sind klar definierte Prozesse vorgegeben, die das Unternehmen eingeführt hat. Da die Mitarbeiter die Arbeitsprozesse nun immer nach dem gleichen Schema abarbeiten, resultieren daraus höhere Transparenz, kürzere Herstellungszeiten und schnellere Auskunftsmöglichkeiten gegenüber dem Kunden. Die Vorkommissionierung der Waren erspart außerdem die personenbezogene Sichtkontrolle zur Verfügbarkeit bestellter Warenteile.

Für mehr Transparenz sorgt auch die Verzahnung des Kommunikationsprogramms Formica ToDo und Formica SQL. »Sie war ein mitentscheidendes Kriterium, weshalb sich unser Unternehmen für Formica entschieden hat«, erläutert Heimann. Er erachte sie für einen integrierten Kommunikationsfluss als zwingend notwendig, da man ohne Verzahnung nur Insellösungen erhalte. Damit ist es in der Reklamationsbearbeitung nun möglich, dass alle relevanten Mitarbeiter den Bearbeitungsstand und alle zusammenhängenden Informationen direkt einsehen können. Schickt ein Kunde beispielsweise per E-Mail eine Reklamation mit dem Bild eines fehlerhaften Teils an den Vertriebsmitarbeiter, kann der Reklamationsvorgang direkt angestoßen werden, sobald sich die Reklamation im öffentlichen Ordner des Qualitätsmanagements befindet. Die Techniker haben direkten Zugriff auf das mitgeschickte Bild und können die Art des Fehlers beurteilen. Entsprechende Vorkehrungsmaßnahmen, damit der gleiche Fehler nicht wieder auftritt, können schneller getroffen werden. Parallel erhält der Kunde bereits ein neues Teil.

Weitere Optimierungen möglich

Nach ähnlichem Prinzip kann Heribert Spiekermann Metallverarbeitung auch seine Lieferanten besser überprüfen. Heimann wünscht sich in diesem Zusammenhang von BLP sogar noch weitergehende Auswertungsmöglichkeiten, die mehr Statistiken zulassen. Gemäß Heimanns Berechnungen kann Heribert Spiekermann Metallverarbeitung bereits heute rund 10 Prozent der Reklamationskosten durch die BLP-Lösung einsparen. In einer ähnlichen Größenordnung sind die Einsparungen, die das Formica-Duo im Bereich der Auftragsbearbeitung bringt. Hier sorgt die verzahnte Lösung ebenfalls für mehr Transparenz und schnellere Bearbeitungszeiten. Dabei ist das vorhandene Potenzial, das die Software bietet, von den Mitarbeitern laut Heimann noch gar nicht ganz ausgereizt. Zwar ist Formica ToDo intuitiv bedienbar und ähnlich aufgebaut wie andere Kommunikationssoftware, aber alle Möglichkeiten erschließen sich bei keiner Software automatisch. Gezielte Schulungen zieht Heimann daher in Betracht, um die Vorteile der Verzahnung in Zukunft noch stärker auszunutzen.