Optimale Kapazitätsplanung mit Formica bei Hillmer Maschinenbau

Häufig handelt es sich um Schweißkonstruktionen mit anschließender spanender Bearbeitung, hochpräzise, große Bauteile aus unterschiedlichsten Werkstoffen wie Grauguss, Stahl und hochlegierte Stähle – in jedem Fall erhalten nationale und internationale Kunden im Maschinenbau- und Messtechnik-Bereich von Hillmer Maschinenbau einbaufertige Teile in sehr kurzer Zeit. »Weil wir so schnell und flexibel sind, haben wir nicht viel Konkurrenz«, freut sich Achim Meyer, Geschäftsführer von Hillmer Maschinenbau in Hamburg, der die kurzen Reaktionszeiten auch auf die Unternehmenssoftware Formica von BLP Software zurückführt, die seit 2004 im Einsatz ist. »Wir brauchen Formica, um unsere Kapazitäten optimal planen zu können.«

Hauptaugenmerk war mehr Transparenz

Zuvor hatte Hillmer ein einfaches, DOS-basierendes Auftragsbearbeitungsprogramm im Einsatz, das durch ein modernes Warenwirtschafts- und Produktionsplanungs- und Steuerungssystem abgelöst werden sollte. Ziel war die komplette Überwachung der Aufträge inklusive Fertigung wie Meyer beschreibt: »Unser Hauptaugenmerk war, Transparenz zu schaffen, um beispielsweise sofort zu sehen, wo Kapazitäten beziehungsweise Überkapazitäten sind.«

Zunächst hatte sich Meyer bei Sage und SAP informiert, die auch Lösungen für kleine Betriebe und Handwerker im Angebot hatten. »Jedoch habe ich dann bei einer Partnerfirma, die wir beliefern, Formica entdeckt. Dort konnte ich mir das System anschauen und hatte schnell den Eindruck, dass das System optimal zu Hillmer passt«, so Meyer. Restlos überzeugt hat den Geschäftsführer dann der eintägige Besuch bei BLP Software im Hauptsitz nahe Stuttgart, wo er den kompletten Leistungsumfang von Formica demonstriert bekam. Noch am selben Abend war die Entscheidung für Formica getroffen, wie Meyer erläutert: »Mich überzeugte wie flexibel Formica ist und wie flexibel BLP auf Kundenbedürfnisse reagieren kann. Dagegen haben große Konzerne ja immer das Problem, dass sie auf individuelle Anforderungen nicht eingehen können.«

Nachdem Formica innerhalb eines Tages bei Hillmer installiert war, erfolgte am Folgetag die Einweisung für den Geschäftsführer in das Programm. Alle

Daten wurden händisch in Formica eingegeben, woraufhin im ersten Jahr 10.000 Artikel zusammenkamen. Aktuell sind über 30.000 Artikel in Formica gespeichert.

Top-Service-Bescheinigung für BLP

»Wir haben mittels PCs Zeiterfassungsterminals für die Mitarbeiter installiert«, so Meyer zum weiteren Implementierungsablauf. »Indem wir feste Prozesse für die Auftragsbearbeitung definierten, waren Abläufe von wiederkehrenden Aufträgen im Gegensatz zu vorher vorgegeben, so dass Formica die Aufträge immer durch die gleichen Kanäle leiten kann.« Obwohl intern die meisten Abläufe geändert wurden, sieht Meyer die Formica-Einführung, welche BLP telefonisch und per Online-Support begleitete, mit keiner größeren Herausforderung verbunden. Formica sei quasi selbsterklärend, so dass auch die inzwischen 22 intern geschulten Formica-Anwender die Software mühelos angenommen haben. Treten einmal Probleme auf, kümmert sich BLP sehr schnell darum, wie Meyer berichtet: »Die BLP-Experten rufen nicht irgendwann zurück, sondern sofort. Sie schalten sich online auf und helfen einem direkt am Bildschirm. Der Service ist top!«

Die effiziente und kompetente Betreuung durch BLP spiegelt sich nicht nur im laufenden Betrieb wider, sondern auch in der Lösungsentwicklung: Hillmer verfügt über Kunden mit riesigen Auftragsvolumen und entsprechenden Bauteilmengen, die die Auftraggeber in Excel-Tabellen aufgeführt haben. Um diese Listen direkt in Formica einlesen zu können, hat BLP eine individuelle Lösung für das Maschinenbauunternehmen geschaffen. »Da nun nichts mehr händisch eingegeben und durchgebucht werden muss, und Formica die Aufträge automatisch generiert, spare ich mir pro Tag mindestens vier Stunden Arbeitszeit«, meint Meyer erfreut. »BLP hat die Lösung so programmiert, dass vom Auftragseinlesen bis zur Ausgabe der Fertigungsaufträge mit Materialbedarfsplanung und so weiter alles automatisiert worden ist. So kann man nach drei Klicks Fertigungsdokumente in die Fertigung geben.«

Fehlerquote nahe Null

Die automatisierte Fertigungsweise bedeutet nicht nur Zeitgewinn, sondern auch eine deutliche Herabsenkung der Fehlerquote. »Im Vergleich zur manuellen Eingabe liegt die Fehlerquote mit Formica bei Null, da händisch immer Probleme wie Zahlendreher und Fehleingaben auftreten können«, erklärt Meyer.

Gleichzeitig lassen sich Änderungen wie die Wahl einer anderen Maschine problemlos vornehmen und Formica hinterlegt diese Information automatisch. Für Hillmer ist diese dokumentierte Fertigungsweise enorm wichtig, um Kunden Prozesssicherheit gewährleisten zu können. Über Formica lässt sich rückblickend immer der genaue Fertigungsweg nachvollziehen. Die Software erfasst unter anderem das verwendete Material, die benutzten Maschinen, die verantwortlichen Mitarbeiter und die Bearbeitungszeiten.

Transparenz schafft Formica nicht nur im Fertigungsprozess, sondern auch im administrativen Bereich. Anwender können sofort Auftragseingänge, -bestände und -vorläufe ermitteln und alle Informationen zum Warenmanagement einholen. »Mit ganz wenigen Klicks lassen sich sehr viele Informationen ermitteln«, unterstreicht Meyer, der vor dem Formica-Einsatz zwar immer grundsätzlich sagen konnte, wie das Geschäft läuft, es aber beispielsweise gegenüber Banken und Steuerberatern nicht adhoc in Zahlen darlegen konnte. Aufgrund von Formica könne er dagegen heute beispielsweise im Vorfeld eines Darlehens sofort sagen, dass er einen Auftragsvorlauf von einer bestimmten Summe habe.

Transparenz auch durch Formica ToDo

Aufgrund der Nutzung der E-Mail- und Kollaborationslösung Formica ToDo besteht auch eine transparente Übersicht über die gesamte interne und externe Kommunikation. Alle E-Mails und digitalen Informationen, die sich auf einzelne Aufträge beziehen, werden diesen automatisch zugeordnet. Berechtigte Anwender können getroffene Vereinbarungen einsehen und sind unabhängig voneinander immer auf den aktuellsten Stand, um beispielsweise Aufträge fortzuführen oder Auskunft gegenüber Dritten geben zu können. »Die Verzahnung ist eine feine Sache und hilft mir im Alltag sehr. Sobald ich beispielsweise unvorhergesehen nicht in der Firma anwesend bin, kann mein Stellvertreter jederzeit auf getroffene Absprachen zugreifen, meinen Informationsstand übernehmen und das Geschäft leiten.« Auf dem gleichen Weg können sich auch die Buchhaltung und der Leiter der Qualitätssicherung informieren.

Für Meyer, der folgendes Fazit zieht, wurden alle Projektziele vollständig erreicht: »Hillmer verfügt über eine Unternehmenssoftware, die sich innerhalb kürzester Zeit einführen ließ und einen gigantischen Nutzen bringt, was beispielsweise Kennzahlen, Warenmanagement, Buchhaltung, Außenstände, Debitoren und Kreditoren betrifft.« Innerhalb von Sekunden bekomme er schlagkräftige Aussagen. Das zeitliche Einsparpotenzial beträgt alleine in der Auftragsbearbeitung gegenüber dem alten System nahezu 70 Prozent.