Hupfer erzielt mit Formica maximale Wirkung bei geringem Aufwand

Als Hersteller von industriellen Kunststoffteilen ist das Fürther Unternehmen Hupfer Zulieferer vieler Global Player in der Automobilindustrie. Die Rückverfolgbarkeit der Teile und Waren ist hierbei ein großes Thema und wird von den Kunden gefordert. »Mit der Software Formica von BLP Software ist es uns möglich, die geforderte Rückverfolgbarkeit genau aufzuzeigen. Damit können wir es teilweise sogar besser als die Hersteller bei ihren Produkten selbst«, berichtet Klaus Hupfer, Geschäftsführer von Hupfer stolz.

Neben der Rückverfolgbarkeit der Teile war eine zweite wichtige Anforderung an die Lösung, ein abteilungsübergreifendes System zu erhalten. Damit sollte jeder Mitarbeiter von der Warenwirtschaft über die Fertigungsplanung und Werkzeugverwaltung bis zur kaufmännischen Abteilung seine Aufgaben erfüllen und miteinander kommunizieren können. Abgesehen von der Formica Unternehmenssoftware hatte Hupfer drei weitere Softwarelösungen in Betracht gezogen. Sie scheiterten unter anderem daran, dass entweder keine individuellen Anpassungen oder diese nur zu einem hohen Preis möglich gewesen wären.

Die Verzahnung mit dem E-Mail-Programm ist echtes Alleinstellungsmerkmal

Außerdem konnte keine der drei anderen Lösungen eine Verzahnung mit dem E-Mail-Programm realisieren, was bei Formica einfach möglich ist und Klaus Hupfer von Anfang an sehr hilfreich erschien: »Das in die Unternehmenssoftware integrierte E-Mail-Programm Formica ToDo ist ein echtes Alleinstellungsmerkmal von Formica. Will man eine vergleichbare Funktionalität mit Software anderer Hersteller erzielen, benötigt man Zusatzprogramme, um Dokumente zu verwalten und E-Mails zu hinterlegen, die extra Geld kosten und selbst zu administrieren sind.« Daneben gefielen dem Fürther Firmenchef die Handhabung von Formica, der logische Aufbau des Programms und BLP selbst. »Wir hatten durch die Gespräche mit BLP-Geschäftsführer Joachim Beck auch das Gefühl, dass BLP als Firma sehr gut zu uns passt und sehr flexibel agiert.« Da Formica sogar mit individuellen Anpassungen auch noch eines der günstigeren Systeme war, entschied sich Hupfer nach einem zweimonatigen Auswahlprozess für BLP.

Für die Erstschulung, das Einrichten der Software und die Folgeschulung benötigte BLP sechs Arbeitstage. Eine Hupfer-Mitarbeiterin hatte sich der Formica-Software besonders angenommen und schulte weitere Kollegen intern. Bevor Formica in den Live-Betrieb ging, arbeiteten die Mitarbeiter einen Monat mit einem Testmandant. Dabei wurden keine Daten aus dem Altsystem übernommen, da Hupfer bewusst eine Bereinigung der Daten und Aktualisierung des Lagerbestands vornehmen wollte. Bestimmte Daten wie Gewicht und Verpackungseinheit waren bis zur Formica-Einführung softwaretechnisch nicht erfasst und mussten sowieso hinzugefügt werden.

Die Integration von Formica verlief reibungslos. Die Verantwortlichen korrigierten lediglich Kleinigkeiten wie Anpassungen von Texten, Dokumenten und Etiketten. »Beispielsweise fiel erst im Praxisbetrieb auf, dass das letzte Etikett zuerst gedruckt werden muss, weil die Etiketten aufgerollt werden«, beschreibt Klaus Hupfer. Ansonsten befände sich das erste Benötigte ganz innen in der Rolle.

Mit Formica ging es fünf Schritte nach vorne

Obwohl Hupfer nicht nur die Formica-Software, sondern auch neue Hardware anschaffen musste, betrachtet der Firmenchef dies nicht als großes Investment: »Der ROI ist längst geschafft. Formica hat uns unwahrscheinlich viel gebracht. Wir haben damit fünf Schritte nach vorne gemacht.« Im Gegensatz zu früher besitzt Hupfer nun ein durchgängiges System, das mit der Auftragserstellung beginnt. Formica prüft den Warenbestand im Lager, managt das Lager und übernimmt die Fertigungsplanung. Die Software erstellt die Fertigungsaufträge, indem sie Material, Maschinen und Maschinenbelegung festlegt. Entsprechende Materialgebinde erhalten eine fortlaufende Nummer und Stempel der verarbeitenden Person. Sogar die Instandhaltung der Werkzeuge und Maschinen läuft über Formica. Die Werkzeuge sind in der Software aufgenommen, die nach bestimmten Nutzungsintervallen auf Reinigung und Wartung hinweist. »Die Mitarbeiter blicken in Formica und wissen, was zu tun ist«, so Klaus Hupfer. Zuvor musste vieles auf Zuruf geschehen. Ob entsprechendes Material vorhanden ist, konnten Mitarbeiter nur durch persönliches Nachprüfen im Lager in Erfahrung bringen. Die Planung und die Durchführung von Arbeitsprozessen lagen in der Hand des Personals und waren nicht einheitlich geregelt.

Mit Formica vermeidet Hupfer heute beispielsweise, dass Teile, die bereits vorhanden sind, nicht nochmals gefertigt werden. Im Gegensatz zu früher kann Klaus Hupfer auch jederzeit den Stand eines Auftrages abrufen und Artikel genau zuordnen: »Egal ob die Ware bei uns im Lager, in der Fertigung oder beim Kunden ist, können wir aufgrund der Fertigungsnummer eine genaue Zuordnung des Artikels treffen und wissen beispielsweise das Fertigungsdatum und -uhrzeit, die Fertigungscharge sowie die Maschine, auf der der Artikel gefertigt wurde und welcher Mitarbeiter die Verantwortung trug.«

Einen großen Nutzen zieht der Hersteller von Kunststoffteilen auch aus der Verzahnung zwischen Formica SQL und Formica ToDo. »Sie ist perfekt und gut aufeinander abgestimmt«, freut sich Klaus Hupfer. »E-Mails, die zu Angeboten gehören und neue Absprachen, die sich auf archivierte Angebote beziehen, können direkt verknüpft werden. Jeder in der Abteilung kann historisch sehen, was bei bestimmten Angeboten, Aufträgen und Artikeln bereits geschehen ist, und den Stand abfragen.«

Formica ist flexibel und individuell anpassbar

Der Firmenchef betrachtet Formica insgesamt als eine Lösung, die genau zur Betriebsgröße von Hupfer passt, die nicht aufgebläht, aber trotzdem flexibel und individuell an die Belange des Unternehmens anpassbar ist: »Bestimmte Modifikationen können wir selbst sehr einfach vornehmen. Komplexere individuelle Anpassungen lassen sich oft innerhalb weniger Tage durch BLP realisieren.« Möglich machen dies die Softwarearchitektur und die BLP-Mitarbeiter, die eine schnelle Lösungsfindung und gute Beratung bieten.

Auf den Punkt bringt der Firmenchef die Vorteile der BLP-Software folgendermaßen: »Formica ist einfach zu handhaben und bringt durch den logischen Aufbau und die konsequente Anwendung in allen Abteilungen erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen.«