Formica schafft Prozesssicherheit beim Sondermaschinenbauer INDUSTREER® AUTOMATION GmbH

Der mittelständische Sondermaschinenbauer INDUSTREER® AUTOMATION GmbH aus dem niedersächsischen Braunschweig ist darauf spezialisiert individuelle Maschinen angepasst an Kundenwünsche zu bauen. Seit Mitte 2018 unterstützt ihn dabei das ERP System Formica vom schwäbischen Mittelständler BLP Software. Für INDUSTREER® AUTOMATION GmbH ist Formica das erste ERP System im Einsatz. Zuvor bearbeitete der Sondermaschinenbauer alle Verwaltungsprozesse manuell mittels Microsoft Office Produkten was laut INDUSTREER® AUTOMATION GmbH Einkaufsleiterin Frau Von der Osten zwar funktionierte jedoch nicht besonders effizient war. INDUSTREER® AUTOMATION GmbH suchte nach einer Möglichkeit der internen Prozessoptimierung und wollte mittels des Einsatzes eines Warenwirtschaftssystems eine stringentere Ordnung, eine verbesserte Kostenkalkulation, eine vernünftigere Bestandsführung sowie einen vernünftigeren Auftragsdurchlauf erzielen.

Die Kontaktaufnahme seitens der BLP Software kam für INDUSTREER® AUTOMATION GmbH wie gerufen. Nachdem BLP Geschäftsführer Joachim Beck seine Software zuerst per Videopräsentation und später noch einmal persönlich vorstellte, war die Geschäftsführung von INDUSTREER® AUTOMATION GmbH überzeugt, dass Formica ihnen perfekte Abhilfe schaffen könne. „Das ERP System überzeugte uns vor allem aufgrund zweier Aspekte. Zum einen war es durch die selbst zu wählenden Module wesentlich schlanker und besser auf unsere Bedürfnisse angepasst als etwaige Konkurrenzprodukte. Andere Warenwirtschaftssysteme waren für unsere Firmengröße einfach überdimensioniert. Zum anderen war das System auch mit nur zwölf Mitarbeitern sehr einfach zu handeln. Das Preis-Leistungs-Verhältnis passte einfach sehr gut“, erinnert sich Von der Osten.

Formica ging nach nur 3 Tagen in den Echtbetrieb

Nachdem INDUSTREER® AUTOMATION GmbH sich für BLP als Anbieter entschieden hatte, vergingen nur etwa zwei Monate in denen man sich über die passenden Module beraten hatte, bevor Formica dann auch schon installiert und eingeführt wurde. „Insgesamt dauerte die Einführung mit Installation und Schulung 3 Tage. 1,5 Tage davon waren für die Schulung der Theorie. Nach 3 Tagen haben wir sofort im Echtbetrieb gearbeitet. Ab da haben wir alle neu eingehenden Aufträge über Formica abgewickelt“, zeigt sich Frau Von der Osten begeistert. Größere Probleme bei Schulung und Einführung hätte es nicht gegeben. Gab es noch weitere Fragenbezüglich des Handlings des Systems hätte man den Telefonsupport von BLP kontaktiert. Dieser war jederzeit schnell zu erreichen und es ist bis jetzt immer eine Lösung gefunden worden. Bei komplizierteren Anfragen die nicht sofort gelöst werden konnten, sei BLP immer in einer angemessenen Zeit auf den Kunden zurückgekommen. „Der Telefonsupport war vor allem am Anfang sehr hilfreich, weil man sehr zügig Unklarheiten beseitigen konnte. Ein kurzer Anruf und ein Mitarbeiter von BLP hat sich auf unser System geschaltet und unser Problem war gelöst. Mittlerweile nutzen wir den Support für kompliziertere Anfragen und auch um neue Module hinzuzuschalten. Je mehr man im System arbeitet desto mehr merkt man welche Module man noch brauchen würde. Bis jetzt konnten wir jegliche Module im Nachgang ohne Problem dazu schalten. Das man diese Möglichkeit nachträglich noch hat und dass es so einfach ist empfinde ich wirklich als großen Pluspunkt“, erklärt Von der Osten.

Auf Herausforderungen während der Einführung angesprochen erklärt Von der Osten, dass es keine wirklichen organisatorischen Herausforderungen gegeben habe. Die Installation wäre reibungslos verlaufen und habe mittlerweile sogar einen Umzug auf einen leistungsfähigeren Server mitgemacht ohne dass es Probleme gegeben habe. Es wären außerdem auch keine Umstrukturierungsmaßnahmen notwendig gewesen. Lediglich die interne Schulung der Mitarbeiter diszipliniert mit der Software zu arbeiten wäre eine Herausforderung gewesen. „Wir mussten alle Kollegen dahingehend erziehen, dass sie so arbeiten wie das System das möchte. Sie müssen es diszipliniert nutzen und dürfen keine Ausnahmen machen. Gewohnheiten mussten umgestellt werden und wir mussten wirklich unglaublich viele Daten einpflegen. Artikel anlegen, Texte einpflegen, das System mit Informationen füttern. Das kostet natürlich viel Zeit und macht keinen Spaß, aber es lohnt sich!“, ist sich Von der Osten sicher.

Prozessoptimierung und Stringenz durch Formica SQL und Formica ToDo

Formica verhilft INDUSTREER® AUTOMATION GmbH durch dessen Stringenz und Durchgängigkeit zu besseren Prozessen, die langfristig Zeit und somit Kosten sparen. Die klaren Prozessabläufe schaffen darüber hinaus Möglichkeiten zur weiteren Prozessoptimierung. Von der Osten erklärt: „ Wir haben jetzt ein ERP System welches einen vernünftigen Durchlauf vorgibt und unseren Arbeitsalltag somit wirklich vereinfacht. Das System beschleunigt unsere Arbeitsabläufe ungemein. Ich muss keine händischen, zeitaufwändigen Listen mehr führen sondern kann einfach ins System schauen und die passenden Informationen sind druckbereit hinterlegt. Einfach genial.“ Darüber hinaus erklärt sie, dass genau die Datenpflege die anfänglich Zeit und Nerven kostet einen entscheidenden Optimierungsfaktor darstelle. Alle Daten die in Formica hinterlegt wären, können somit auch einfach wieder verwendet werden was enorm viel Zeit spare. „Allein schon die Texte die wir zu Artikeln hinterlegen ersparen soviel Zeit weil wir sie einfach wiederverwenden können“, so Von der Osten.

Die Verknüpfung von Formica SQL mit BLPs kostenlosen E-Mail Programm Formica ToDo schaffe eine zusätzliche Zeitersparnis. Das E-Mail Programm ermöglicht es jegliche E-Mail Kommunikation mit einem Klick an der entsprechenden Stelle im ERP System anzuhängen damit alle Mitarbeiter des Unternehmens beständig auf dem neusten Stand sind. Von der Osten bestätigt: „Die Verzahnung von Formica und Formica ToDo ist wirklich hilfreich. Man hat jegliche Kommunikation in den richtigen Vorgängen hinterlegt und somit werden die Informationen weit gestreut, so dass alle Kollegen die Informationen erhalten können. Ich bin beispielsweise nur halbtags beschäftigt. Bin ich nicht vor Ort und meine Kollegen benötigen bestimmte Informationen, können sie Dank der Hinterlegung durch ToDo ganz einfach nachschauen. Die Verzahnung ist ein echtes Highlight.“ Insgesamt konnte Formica die Ansprüche von INDUSTREER® AUTOMATION GmbH an ein Warenwirtschaftssystem absolut erfüllen. Die Funktionalität des Systems sowie die damit verbundene Zeitersparnis machen die Anschaffung für Von der Osten absolut rentabel.