Formica kalkuliert mit Metallzuschlägen bei Mai Elektronik

Grundsätzlich sollen seit dem 1. Februar 2014 alle Überweisungen und Lastschriften nach dem europaweit einheitlichen SEPA-Verfahren unter Angabe der IBAN-Kennziffer durchgeführt werden. »Die SEPA-Umstellung war mit unserer alten Lösung »OC easy 2000« nicht möglich und auch generell war das System veraltet, da es keinen Support mehr durch den Hersteller erfuhr«, berichtet Peter Mai, Prokurist von Mai Elektronik. 1999 hatte Mai Elektronik die Lösung »OC easy 2000« auf Basis von Windows XP angeschafft, und bereits 2001 stellte der Hersteller Magix Software die Unterstützung des Systems ein, da sich das Unternehmen mit Multimediasoftware auf andere Bereiche fokussierte. »Seitdem hangelten wir uns ohne Support des Herstellers selbst durch den Betrieb hindurch«, so Mai.

Recherche nach dem passenden System

Um vor dem Hintergrund der SEPA-Umstellung und der auslaufenden Unterstützung von Windows XP durch Microsoft dieses Dilemma zu beenden, begann Peter Mai im Frühjahr 2013 die Suche nach einer neuen ERP-Lösung: »Als kleines mittelständisches Unternehmen mit 15 Mitarbeitern suchten wir einen Anbieter, der auch kleine Unternehmen bedient, die wie wir nur eine Lizenz benötigen.« Per Internetrecherche stieß er auf verschiedene Lösungen unter denen sich auch Formica SQL befand. Da einige Softwareanbieter erst Systeme ab zwei oder drei Lizenzen anbieten, schieden erste Hersteller schnell wieder aus.

Branchenspezifische Funktion ist gefragt

Zu klein sollte der künftige Anbieter aber auch nicht sein, wie Mai erklärt: »Uns war eine gewisse Größe und Organisation des Anbieters wichtig, um die Investitionssicherheit der Lösung zu gewährleisten.« Schließlich wollte Mai nicht wie beim Vorgängersystem wieder nach kurzer Zeit vom Hersteller alleine gelassen werden. Grundsätzliches Ziel des Projekts war, eine Warenwirtschaftslösung zu finden, die in der Lage ist, den Produktionsbetrieb zu begleiten und Unterstützung in der Qualitätssicherung zu bieten. Dies bedeutet, dass vom Kundenkontakt über die Auftragserstellung bis zur Abwicklung und Erstellung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen alle Prozessschritte abgebildet werden sollten. Mit Statistik- und Kommentarfunktionen sollte zudem eine Komponente zur Qualitätssicherung hinzugefügt werden. Von zentraler Bedeutung war für Mai Elektronik eine Funktion zur Berücksichtigung der Metallzuschläge, die nicht alle recherchierten Lösungen bieten konnten. »Da viele unserer Produkte hohe Metallanteile haben, die beispielsweise im Fall von Kupfer großen Preisschwankungen unterliegen, ist es in unserer Branche üblich, Metallzuschläge anzurechnen«, erklärt Mai. In diesen Fällen ermittelt der Auftragnehmer bei Auftragserteilung den tagesaktuellen Metallpreis, der mit Zuschlägen zum Standardpreis versehen sein kann. Diesen Preis gibt Mai in die Software ein, der nun dank Formica im weiteren Prozessverlauf und schließlich in der Rechnungsstellung automatisch Berücksichtigung findet.

Weitere Merkmale überzeugen

Wichtige Anforderungen an die neue Lösung waren neben geringen Investitionskosten niedrige laufende Kosten. Deswegen sollte die Software einfach implementierbar und leicht erlernbar sein sowie überschaubare Supportkosten aufweisen. Hohe monatliche oder jährliche Pauschalkosten, die viele Systeme mit sich bringen, wollte Mai vermeiden.

All die geforderten Auswahlkriterien kann Formica SQL perfekt erfüllen. Außerdem bietet die Software einen zusätzlichen wertvollen Mehrwert, der in der Verknüpfung der Lösung mit dem Kommunikationsprogramm Formica ToDo besteht. »Die nahtlose Verknüpfung der Formica Datenbank mit den Kommunikationswerkzeugen sind für uns von besonderem Vorteil«, bekräftigt Mai, dem dabei auch der übersichtliche Aufbau gefällt, den die Programmkombination bietet.

Abgesehen von den guten funktionalen Eigenschaften der Software überzeugte Mai auch die zwischenmenschliche Komponente: »Vom Erstkontakt an hatten wir ein angenehmes Gefühl im persönlichen Umgang miteinander, das die Basis für eine gute Zusammenarbeit bildet.« Der direkte Austausch erfolgte zunächst telefonisch mit dem Geschäftsführer von BLP Software Joachim Beck. Hierbei fanden die Vorstellung des Systems und eine erste Beratung statt. Praktisch testete Mai Elektronik die Lösung im Frühjahr 2013 anhand einer Demoversion, die sämtliche Module von Formica enthielt. Nach der positiv verlaufenen Testphase fiel die endgültige Entscheidung für Formica im September 2013. Daraufhin legten Mai Elektronik und BLP Software gemeinsam den Umfang der avisierten Lösung fest und wählten die entsprechenden Module aus.

Schnelle Implementierung

Innerhalb eines Tages erfolgte die Implementierung von Formica SQL und Formica ToDo im Oktober 2013 durch einen BLP-Experten. Dieser Arbeitsschritt bei Mai Elektronik vor Ort schloss auch die Datenübernahme aus dem Altsystem ein. Zu den portierten Daten zählten die Artikel von Mai Elektronik, Lieferanten, Kundenstamm, Altrechnungen und Merkmale wie Zahlungs- und Transportbedingungen. Bei der Datenübernahme bestand die größte Herausforderung darin, Tabellenfelder abzugleichen, die standardmäßig nicht vorgesehen waren, wie beispielsweise eine bestimmte Kundennummer. Um eine reibungslose Integration zu gewährleisten, passte einerseits BLP Software bestimmte Reports an die individuelle Kundensituation an, andererseits änderte Mai Elektronik teilweise Formate beispielsweise bei Lieferscheinen und Rechnungen.

Ein BLP-Mitarbeiter führte die eintägige Schulung der beiden Mitarbeiter durch, die für die Nutzung von Formica vorgesehen waren. Parallel zur Formica-Einführung erfolgte auch die Installation und Einweisung der Finanzbuchhaltungssoftware Syska, die BLP Software ebenfalls begleitete. Per Fernwartung betreute der ERP-Anbieter dann den Rest der Startphase. Im November begann Mai Elektronik neue Aufträge mit Formica zu erfassen, da die neue Software ab 1. Januar 2014 live gehen sollte. Für alle Waren, die der Hersteller nach diesem Stichtag verschickte, war die Abwicklung über Formica vorgesehen. Bis zum Ende des Jahres arbeitete Mai mit dem Altsystem parallel.

Reibungslose Umstellung zum Jahreswechsel

Die endgültige Umstellung zu Jahresbeginn funktionierte tadellos. Sie brachte die erhofften Verbesserungen, die sich unter anderem aus der direkten Verzahnung zwischen Formica ToDo und Formica SQL ergeben, wie Mai berichtet: »Sobald eine Bestellung erstellt ist, kann sie direkt per E-Mail versendet werden, ohne in ein anderes Programm wechseln zu müssen. Kommt eine Auftragsbestätigung per E-Mail zurück, kann diese mit zwei Clicks in Formica SQL übernommen werden. Statusabfragen sind zudem ganz einfach möglich.«

Insgesamt spart sich das Unternehmen Arbeitszeit und profitiert von einer besseren Übersicht. Außerdem lobt Mai die gute Detailnutzung, die die Software bietet, und hebt noch einmal die gute Zusammenarbeit mit BLP Software hervor. Ohne die Hinzunahme externer Unterstützung, konnte Mai Elektronik die Implementierung der neuen Software ab dem Erstkontakt innerhalb von nur sechs Monaten meistern.