Formica generiert Daten bei der eigentlichen Wertschöpfung

Volkswagen ist einer der großen Automobilkunden von MBL Maschinenbaubetriebe Lieb GmbH und mit dem Konzern-Sitz Wolfsburg nur wenige Kilometer von der MBL-Zentrale in Isenbüttel entfernt. MBL Maschinenbaubetriebe Lieb fertigt seit 1994 Maschinen und Anlagen für die Automobilindustrie und nutzt im Hintergrund Formica von BLP Software als Warenwirtschaftslösung.

Bis Formica im August 2014 bei Lieb zum Einsatz kam, hatte das Maschinenbauunternehmen noch keine echte Warenwirtschaftslösung in Betrieb. »Dort wo die eigentliche Wertschöpfung stattfindet – in der Fertigung – gab es kein EDV-Programm und damit auch keine Betriebsdatenerfassung. Wir nutzten eine Mittelstandslösung der Datev, die lediglich eine IT-gestützte Belegfortschreibung beinhaltete«, beschreibt Jana Laske, zuständig für Buchhaltung, IT und Personal bei MBL Maschinenbaubetriebe Lieb, die Ausgangssituation. Doch nun wollte das Unternehmen eine Warenwirtschaftssoftware, um Prozesse besser abzubilden, mehr Transparenz zu schaffen und einen Informationsstand für alle Mitarbeiter zu bekommen.

Abgesehen von Formica standen zwei weitere Enterprise-Ressource-Planning- (ERP-) Programme zur Auswahl, darunter auch eine SAP-Variante für den Mittelstand. »Wichtige Auswahlkriterien waren für uns vor allem die Kosten für die neue Software sowie ein überschaubarer Programmumfang, der die Bedürfnisse unseres eigenen Betriebs abdeckt«, so Jana Laske. Neben dem Abbilden von Kostenstellen und Kostenträgern sollte das neue Programm kompatibel zu der parallel verwendeten Software sein. Hierzu zählten ein Rechnungswesen-Programm der Datev sowie eine in der Automobilbranche weit verbreitete Software zur elektronischen Rechnungsstellung. Sie ermöglicht den direkten elektronischen Rechnungsaustausch und die automatisierte Weiterverarbeitung von Rechnungen.

Ein Hauptziel war die Effizienzsteigerung

Mit der neuen Software wollte MBL Maschinenbaubetriebe Lieb vor allem eine Effizienzsteigerung erreichen, indem beispielsweise in der Fertigung ein besserer Überblick darüber besteht, wo Fertigungsteile sind, um unnötige Suchen zu vermeiden. Vor der Formica-Einführung mussten die Mitarbeiter Informationen zum Verbleib manuell per Excel-Listen erfassen. Allerdings war der Datenbestand nach kurzer Zeit wieder überholt, da Fertigungsabläufe schnell vonstattengehen und manuelle Daten-Aktualisierungen häufig hinterher hinken und fehleranfällig sind. Um ein besseres Controlling zu ermöglichen, war es dem Betrieb außerdem wichtig, vielfältigere Auswertungsmöglichkeiten zu erhalten.

Formica konnte die gestellten Forderungen erfüllen und hatte bezogen auf die Anpassbarkeit ein großes Plus. Ausschlaggebend für die Wahl von Formica als erweiterte Warenwirtschaftslösung war die Möglichkeit, das Programm den individuellen Anforderungen anpassen zu können, wie Jana Laske beschreibt: »Sobald ein zusätzliches Eingabefeld, weitere Reporting-Möglichkeiten und Analysefunktionen gefordert sind, besprechen wir heute mit BLP, wie sich dies realisieren lässt und finden eine entsprechende Lösung. Wäre dies nicht möglich, müssten wir wahrscheinlich wieder auf die Bearbeitung in Excel zugreifen, was wir auf alle Fälle vermeiden wollten.«

Hilfreich waren Excel-Listen hingegen noch einmal, um rund 5.000 Kunden- und Lieferantendaten problemlos aus dem Altsystem in Formica zu übernehmen. Parallel dazu legten die Projektverantwortlichen vier Wochen vor der Programmumstellung die Exportschnittstellen fest, über die die Daten in die anderen Programme geschickt werden sollten. »Die Anbindung an das Programm zur elektronischen Rechnungsübertragung lief nicht so reibungslos wie zunächst geplant. Die Ursache hierfür lag nicht bei BLP, die das Problem aber einwandfrei beheben konnten«, berichtet Jana Laske.

Die Inbetriebnahme von Formica dauerte eine Woche, in der vor der Implementierung eine zweitägige Schulung für zehn Mitarbeiter stattfand. BLP führte diese im Betrieb in Isenbüttel anhand von Musterdaten durch. Nach der Implementierung intensivierte BLP drei Tage die Kenntnisse an den Livedaten und beantwortete Nachfragen, die nach dieser Dauer telefonisch geklärt wurden.

BLP Software passt Formica individuell an

»Die Herausforderungen bei der Einführung waren die Anpassung der betrieblichen Prozesse und zu klären, wer, wann auf welches Formica-Modul zugreifen muss« erinnert sich Jana Laske. Eine Umstellung für alle 50 Mitarbeiter bezog sich auf die Erfassung der Arbeitszeit, die nun nicht mehr händisch, sondern direkt am PC oder über Scanner erfolgt. So lässt sich nicht nur die reine Arbeitszeit, sondern auch die Zeiten für die Durchführung von Aufträgen und Projekten erfassen.

»Nach rund sechs Monaten war die komplette Inbetriebnahme von Formica – sprich die Durchdringung des gesamten Programms – geschehen«, meint Jana Laske rückblickend. Erst in dieser Phase und selbst noch danach kristallisiere sich heraus, wo ein Programm individuelle Anforderungen noch besser abdecken kann. Daher war es Jana Laske wichtig, wie mit BLP Software, über einen Lieferanten zu verfügen, der dann entsprechende Anpassungen zu einem akzeptablen Preis vornehmen kann.

Formica ist heute an zehn Arbeitsplätzen eingerichtet, die auf Buchhaltung, Einkauf, Verkauf, Arbeitsvorbereitung und Fertigung verteilt sind. Die Software unterstützt alle Abteilungen und Unternehmensprozesse wie Warenein- und -ausgang, Angebots- und Auftragserstellung, das Ausstellen von Gutschriften, Rechnungen und die Abwicklung von Rücksendungen. Außerdem liefert sie Fertigungsvorschläge und –aufträge und verwaltet Personalstammdaten, Arbeitszeiten, Lieferanten- sowie Kundendaten.

Formica ToDo spart Arbeitszeit

Daneben hat MBL Maschinenbaubetriebe Lieb Formica ToDo als E-Mail-Programm mit Aufgaben- und Kalenderfunktion im Einsatz. Formica ToDo ist in allen Formica- Modulen komplett integriert, so dass zahlreiche Synergieeffekte stattfinden: Eingehende Emails inklusive Dateianhänge wie Fotos, CAD-Dateien und Aufstellungen lassen sich direkt bestimmten Vorgängen zuordnen. Anwender sind in der Lage, einen Vorgang sofort aus einer Email zu öffnen und zu bearbeiten. Ohne umständliche Speicher- und Verknüpfungsfunktionen bedienen zu müssen, können sie sämtlichen Schriftverkehr direkt beim Vorgang archivieren.

MBL Maschinenbaubetriebe Lieb hat alle Projektziele erreicht und ist mit dem Ergebnis sehr zufrieden, das sich kostenseitig überaus positiv bemerkbar macht, wie Jana Laske anmerkt: »Das Einsparpotenzial durch Formica und Formica ToDo beträgt rund 30 Prozent, was vor allem daran liegt, dass alles nun viel schneller geht und übersichtlicher ist. In der Vergangenheit bestimmte die permanente Suche – sei es nach Teilen oder Unterlagen- den Arbeitsalltag. « Ohne etwas suchen zu müssen oder auf die Anwesenheit einzelner Personen angewiesen zu sein, sind alle Mitarbeiter heute auf dem gleichen Informationsstand. Weiterer Nutzen besteht darin, dass man anhand der Auswertungsmöglichkeiten gute Unternehmensentscheidungen treffen kann und dass die Abbildung des kompletten Betriebes inklusive der Fertigung möglich ist. Aufgrund dieser Vorteile hat das Unternehmen laut Jana Laske den ROI bereits nach nur einem knappen Jahr Betriebszeit erreicht.