Formica ermöglicht Baugruppenfertigung bei Metrio

1998 startete das metallverarbeitende Unternehmen Metrio östlich von Dortmund in Ense-Höingen mit der ersten Rohrlaserschneideanlage nördlich der Alpen. Die Lasertechnologie ermöglicht unter anderem innovatives Produktdesign sowie Verbindungen und Konturschnitte, die bis dato technologisch nicht herstellbar waren. Dass Metrio nun neben der Lohn- auch Baugruppenfertigung betreiben kann, liegt ebenfalls am Einsatz der Unternehmenssoftware Formica von BLP Software.

»Wir sind gerade dabei, immer mehr Wertschöpfungsprozesse rund um Rohre zu schaffen, wodurch die Anforderungen wachsen und Fertigungsschritte immer komplexer werden«, berichtet Florian Pohl, Geschäftsführer von Metrio. »Um diese vielschichtigen Prozesse effizient steuern zu können, benötigten wir eine hierauf spezialisierte ERP-Software, die wir mit Formica seit kurzem erfolgreich im Einsatz haben.«

Niedrige Kosten und kurze Implementierung waren gefragt

Nachdem Pohl sich vor mehr als zwei Jahren auf IT-Messen einen Eindruck über entsprechende Lösungen verschafft und einige Produkte näher in Augenschein genommen hatte, ist er über das befreundete Unternehmen Spiekermann auf Formica aufmerksam geworden. Im Gegensatz zur zuvor genutzten MS-Access-basierten Lösung, deren Betreuung und Entwicklung von einer Einzelperson abhängig war, bot Formica ein sicheres, umfangreichreiches und zukunftsfähiges Produktkonzept. Wichtige Auswahlkriterien waren für Metrio außerdem Kosten und Implementierungsdauer, wo Formica ebenfalls überzeugen konnte.

»Zum Teil haben uns Anbieter unter Druck gesetzt, dass wir uns sofort entscheiden müssen, um einen gewissen Preis zu erhalten und eine Projektstartphase nach frühestens neun bis zehn Monaten zu bekommen«, so Pohl. Da der Umbau des Systems weitere zehn bis zwölf Monate gedauert und ein Go Live nach rund 24 Monaten bedeutet hätte, kam dies für Pohl nicht in Frage. Schließlich wollte er mit der Baugruppenfertigung sofort beginnen und deren Start nicht wegen der unterstützenden Software unnötig verzögern.

»Zudem bedeutet die lange Implementierungsdauer, dass man bereits zwei Jahre für ein System zahlt, dass man gar nicht nutzt«, ergänzt Pohl. Neben der geringen Implementierungszeit hat ihm auch die Kostenstruktur von BLP Software zugesagt. »Die jährlichen Software-Wartungskosten liegen deutlich unter dem, was andere renommierte Anbieter verlangen und beinhalten im Gegensatz zu Wettbewerbsprodukten bereits Updates und Weiterentwicklungen.«

Die Testumgebung enthielt bereits alle Live-Daten

Die komplette Migration aller Daten durch BLP fand bereits in die Testumgebung statt. »Wir wollten Gewissheit haben, dass unsere Daten vollständig und korrekt übertragen werden und in dem Feld landen, wo wir sie benötigen – beispielsweise dass Telefonnummern nicht bei den Faxnummern stehen«, berichtet Jan Häken, der bei Metrio für die Implementierung von Formica mitverantwortlich ist. Weitere Ziele der Testphase waren, die Software-Ergonomie zu ergründen sowie herauszufinden, welche Anpassungen beispielsweise bei Reports noch notwendig waren und welche Module gegebenenfalls noch hinzugekauft werden sollten.

In der Testphase schulte BLP zunächst Key-User aus den Bereichen Arbeitsvorbereitung, Technik, Geschäftsführung und Fertigung an zwei und später noch an drei Tagen. Diese haben ihr Wissen schließlich in die Mannschaft getragen, die sich je nach Mentalität des Einzelnen aber unabhängig vom jeweiligen Alter in unterschiedlichem Tempo mit der neuen Lösung anfreundete.

Zunächst fand parallel zum Formica-Betrieb noch eine Abarbeitung im Altsystem statt, das schnell immer weniger benötigt wurde. »Im Zuge der Umstellung erfolgte auch eine Neuverteilung der Aufgaben, da bis dahin keine Spezialisierung von Mitarbeitern auf einzelne Arbeitsfelder existierte. Sie wäre wegen Formica nicht zwingend notwendig gewesen, jedoch war die Einführung der Software ein willkommener Anstoß, den ohnehin geplanten Schritt durchzuführen«, so Häken.

Formica wickelt alle Prozesse ab

Nahezu sämtliche Unternehmensprozesse wie der komplette Lagerbetrieb mit Warenein- und –ausgang, Angebotserstellung und Auftragsannahme finden in Formica statt. Hinzu kommen der Einkauf von Vormaterialien, die Steuerung der Fertigung mit Fertigungsaufträgen, die Kommissionierung der Ware, das Ausstellen von Lieferscheinen und Rechnungen sowie die Datenübergabe an die Finanzbuchhaltung. Geplant ist außerdem, das Qualitätswesen über Formica zu steuern.

Von den erworbenen Lizenzen werden fast alle ganztägig von Mitarbeitern genutzt, die persönlich in Formica angemeldet sind. Zwei Lizenzen stehen auf Abruf bereit, die beispielsweise Fertigungsmitarbeiter kurzzeitig verwenden, um Vormaterialien auf eine Maschine zu buchen. Ebenfalls im Einsatz ist für die E-Mail-Kommunikation Formica ToDo, deren Verzahnungsmöglichkeiten mit weiteren Vorgängen und Dokumenten für den Geschäftsbetrieb von Metrio überaus hilfreich sind. »Bei der Ablage von E-Mails zu bestimmten Vorfällen wie Bestellung, Anfrage und Auftragserteilung ist Formica ToDo hervorragend. So kann ich beispielsweise einen Lieferschein erstellen, diesen an den Kunden senden, um ihn zu benachrichtigen, dass seine Ware abholbereit ist. Gleichzeitig ist jeder andere Mitarbeiter in der Lage, den Lieferschein aufzurufen und zu sehen, dass die Abholungsinformation gesendet wurde«, beschreibt Pohl. Ergänzend dazu meint Häken, »das Gute an Formica ToDo ist, dass die E-Mail direkt mit dem Vorfall verknüpft ist und nicht in irgendeinem E-Mail-Postfach eines Mitarbeiters liegt, auf das kein Zugriff besteht.« Während die Verknüpfungsmöglichkeiten sehr gut ankommen, würde sich die Metrio-Führung Verbesserungen wünschen, was die eigentlichen Grundfunktionalitäten des E-Mail-Programms Formica ToDo und insbesondere die Anbindung mobiler Geräte betrifft.

Mehr Transparenz in vielerlei Hinsicht

Die angestrebte höhere Transparenz durch den Formica-Einsatz hat sich bei Metrio nicht nur wegen Formica ToDo, sondern auch generell eingestellt, wie Häken beschreibt: »Unsere Transparenz hat sich eindeutig verbessert. Wenn ich Vorfälle suche oder benötige, finde ich diese deutlich schneller als im vorherigen Ablagesystem.« Durch das angeschlossene Modul für Dokumentenmanagement sind alle Vorfälle, die elektronisch erfasst werden, immer digital zugegen. Sie lassen sich über verschiedene Barcodes, die auf den per Scanimport digitalisierten Dokumenten angebracht sind, immer wieder schnell und einfach finden. »So können wir gegenüber Kunden beispielsweise jederzeit belegen, dass ein Fahrer bestimmte Lieferungen abgeholt hat, weil wir das in diesem Zusammenhang von ihm unterschriebene Dokument digitalisiert aufbewahren«, beschreibt Häken.

Das Ziel der höheren Transparenz wurde durch Formica auch im Fertigungsablauf und der Kostenkontrolle erreicht. Im Fertigungsablauf sieht man in Echtzeit, bei welchem Schritt ein bestimmtes Produkt bereits ist und welche noch folgen. Da alle Fertigungsparameter wie Maschinennutzung und Arbeitszeitdauer ebenfalls erfasst werden, lassen sich Vor- und Nachkalkulation einfach darstellen.

Was die angestrebte Zeitersparnis bei der Prozessbearbeitung angeht, kann die Metrio-Führung noch keine genauen Aussagen treffen. »Wir sind noch nicht an dem Punkt, wo jeder deutlich weniger Arbeit hat. Manche Mitarbeiter werden sagen, sie haben jetzt drei Prozessschritte mehr wie zusätzliche Eingaben oder Ausdrucke. Aber wenn man die ganze Wertschöpfungskette betrachtet, sind es womöglich zehn Schritte weniger«, so der Geschäftsführer, der sowohl mit dem bislang Erreichten als auch der Zusammenarbeit mit BLP sehr zufrieden ist.