Formica sorgt bei Mobitec für eine verbesserte Prozessübersicht

Bereits seit über zwei Jahrzehnten hat das schwäbische Unternehmen den Anspruch seinen Kunden ausschließlich höchste Qualität zu liefern. Das Unternehmen weiß: eine genau Übersicht, sowie eine einfache Steuerung von Prozessen und Unternehmensabläufen kann diese Aufgabe entscheidend vereinfachen. Um diese Kriterien durch eine zentrale Software zu gewährleisten, suchte Mobitecs stellvertretender Geschäftsführer German Fetzer nach einer neuen ERP-Lösung welche die bis dato eingesetzte Software Classic Line von Sage ablösen sollte. Über den Wechsel erklärte er: „Es war unser Ziel, dass wir die verschiedenen Prozesse vollständig in einem System haben und dass ein leichterer Zugriff auf die einzelnen Vorgänge gewährleistet ist. Das war mit unserem vorherigen System nicht möglich. Im alten System gab es keine Verknüpfungen zwischen bspw. Auftragseingang und Bestellung beim Lieferanten, und wir mussten immer lange suchen, um die gewünschten Informationen zu einem Vorgang zu finden“. Diese Schwachstellen sollten durch den Wechsel zu einem neuen Anbieter bereinigt werden.

BLP punktet durch Übersicht und Abdeckung individueller Anforderungen

In dieser Phase kam die Kontaktaufnahme durch das mittelständische Softwareunternehmen BLP Software gerade recht, dessen Produktfamilie „Formica“ Prozesse einfach transparent und kostengünstig darstellen kann. Aufgrund seiner bestechenden Preiskonstellation bei trotzdem optimalem Systemumfang und der problemlosen Zusatzprogrammierung, konnte BLP Software sich schlussendlich gegen etwaige Konkurrenz behaupten. „Ich war alles in allem sehr zufrieden damit.“, so Fetzer.

Die ERP-Lösung Formica bildet Prozesse nicht nur, wie gewünscht, vollständig im System ab, sondern stößt die Unternehmensprozesse zusätzlich an, so dass die Vorgänge standardisiert und automatisiert ablaufen können. Durch die Nutzung von Formica hat das Unternehmen außerdem die gesamte Warenwirtschaft optimal im Blick und spart sich lästige Suchzeiten. „Das wichtigste Ziel war die bessere Übersicht über Prozesse und Geschäftsabläufe. Das haben wir bekommen – das sieht man jetzt schon nach der kurzen Zeit. Ich bin damit bisher wirklich sehr zufrieden“, fasst Fetzer zusammen.

Neben der Hauptanforderung der besseren Prozessübersicht war die EDI-Fähigkeit der Softwarelösung eine zwingende Voraussetzung für den Kauf. Zusätzlich programmierte BLP ein Extra-Modul welches den Import nach VDA 4915 (Feinabrufe) von elektronischen Feinabrufdaten ins System garantiert. Fetzer betont: „Die Programmierung des EDI Systems hat reibungslos funktioniert und BLP Software inklusive aller Mitarbeiter waren sehr hinterher, dass alles schnell von statten geht und wir unsere Termine einhalten konnten.“

Unkomplizierte Implementierung und reibungslose Zusammenarbeit

Im Januar 2020 wurde Formica dann implementiert und innerhalb eines Arbeitstages richtete BLP das System ein. Die gesamten Stammdaten wurden hierbei von BLP problemlos von Sage in Formica importiert, so dass keine händische Dateneingabe erfolgen musste. Die Programmnutzung erforderte darüber hinaus keine organisatorischen Umstellungen. „Die BLP hat für einen reibungslosen Ablauf gesorgt. Wir waren bereits innerhalb von sechs Wochen im Echtbetrieb und brauchten insgesamt nur zwei Schulungstage vor Ort. Für alles weitere konnte uns der Telefonsupport helfen“, begeistert sich Fetzer.

Dieser habe bei allen etwaigen Problemen und Herausforderungen sehr gut weiterhelfen können. So hätten vor allem während der Anfangszeit Unsicherheiten bezüglich des Systems im Kern erstickt werden können. Weiterhin hebt Fetzer positiv hervor, dass BLP Software generell sehr kundenorientiert sei. Man habe immer einen Ansprechpartner und die Firma sei sehr bemüht jeglichen Anforderungen schnell und zufriedenstellend nachzukommen. Dies sei in seiner Branche sehr wichtig, da man ja auch selbst Termine fristgerecht einhalten müsse und deshalb auf einen verlässlichen Software Anbieter angewiesen sei. Fetzer stellt klar: „BLP Software ist kein Großkonzern und ich denke, dass unsere Anforderungen deshalb besser verstanden und unkomplizierter umgesetzt werden können. Der Mittelstand versteht sich da einfach besser.“

Auch das Feedback anderer Mobitec Mitarbeiter die bereits mit Formica im Echtbetrieb arbeiten fiel laut Fetzer durchweg gut aus. Die Handhabung der Software sei sehr intuitiv und ermögliche ein einfaches und effizientes Arbeiten. Darüber hinaus sei Formicas One-Click System, welches es ermöglicht innerhalb eines Klicks zwischen den Fenstern hin und her zu springen, eine große Erleichterung und spare den Mitarbeitern viel Zeit. Insgesamt bewertet Fetzer das Arbeiten mit dem System als sehr einfach und effizient. „Man merkt beim Arbeiten mit dem System, dass sich jemand viele Gedanken über die zugrunde liegende Logik gemacht hat. Es wirkt alles sehr durchdacht.“, so Fetzer.

Mobitec profitiert auf ganzer Linie

Seit der Einführung von Formica profitiert das Unternehmen außerdem noch von davor ungeahnten Effekten. Das Arbeiten mit einem Softwareprogramm wie Formica verlangt die Definition einheitlicher Prozessabläufe, die es vorher im Unternehmen so nicht gegeben hat. „Die Einführung von Formica und die Beratung seitens der BLP Software hat eine gewisse Struktur in unsere Arbeitsprozesse gebracht, die wir so davor nicht gehabt haben. Ich bewerte das als sehr positiv“, erklärt Fetzer. Die Stringenz von Formica verhelfe dem Unternehmen zu mehr Durchgängigkeit, einer noch besseren Übersicht aller Arbeitsprozesse und insgesamt zu mehr Effizienz im Arbeitsalltag. Weitere Möglichkeiten zur Prozessoptimierung seien zudem absehbar.

In diesem Zusammenhang führe Formica langfristig sicherlich auch zu finanziellen Einsparungen. Dies war zwar nicht das primäre Ziel der Softwareeinführung, sei aber mit Sicherheit ein schöner Nebeneffekt. Die Zeitersparnis durch standardisierte Prozesse, schnellere Prozessabläufe,reduzierte Suchzeit nach Vorgängen und insgesamt mehr Übersicht sei zwar schwer quantifizierbar führt aber zu beachtlichen Kapazitäts- und Kosteneinsparungen. Insgesamt zeigt sich Fetzer mit der Umstellung auf Formica und mit der Zusammenarbeit mit der BLP Software mehr als zufrieden. „Uns wurden mehr Übersicht, Durchgängigkeit und standardisierte, stringente Prozesse versprochen und wir wurden nicht enttäuscht. Haben wir zusätzliche Anforderungen oder Probleme ist BLP zudem stets zur Stelle.“, fasst Fetzer zusammen.