Im achten Nutzungsjahr rundum zufrieden

Perfekt funktionierende Übertragungstechnologie in High-End-Qualität bietet das 1994 gegründete Unternehmen Novotronik sowohl bei Standardlösungen als auch auf seinem Spezialgebiet der anwenderorientierten Sonderlösungen. Internationale Kunden wie Bosch, Siemens, RTL und Rheinmetall beziehen Novotronik-Geräte, die Signaltechnik im Audio-/Video- und Hochfrequenzbereich beinhalten. »Unsere Produkte integrieren beispielsweise sieben verschiedene Platinen, die jeweils mit bis zu 3000 Bauteilen bestückt sein können«, erklärt Michael Grimminger, einer der beiden Geschäftsführer von Novotronik. »Als vor der 2007 erfolgten Formica-Einführung Nachbestellungen für entsprechende Geräte eingingen, konnte deren Bearbeitung bis zu einen Tag dauern. Diverse Listen mussten hierfür gewälzt werden. Heute erledigen das unsere Mitarbeiter über Formica in zehn bis 15 Minuten«, freut sich Michael Grimminger.

Ursprünglich suchte Novotronik eine Warenwirtschaftssoftware, um in erster Linie den Einkauf und das Bestellwesen zeitsparend zu unterstützen. Sie sollte die umständliche Bearbeitung mit MS-Office-Werkzeugen – vorwiegend Microsoft Word und Microsoft Excel – ersetzen. »Andere Funktionen, die heute auch wichtig und hilfreich sind, wie Auswertungen und Inventuren, waren zunächst nicht im Blickfeld«, erinnert sich Michael Grimminger. Bezüglich der Software-Auswahl war ihm klar, dass sein Elektronikunternehmen aus Kostengründen ein Standardprodukt kaufen musste, das aber gleichzeitig in der Lage sein sollte, guten Support und hohe Anpassungsfähigkeit zu leisten.

BLP-Verantwortliche kommen auch für das Erstgespräch zum Kunden

Bei Novotronik fielen inklusive Formica SQL von BLP Software vier Warenwirtschaftssoftware-Lösungen in die engere Auswahl. Um Formica zu präsentieren, kam Joachim Beck, Geschäftsführer von BLP Software, zu Novotronik nach Mertingen. Für die anderen Lösungen musste Michael Grimminger zu den jeweiligen Vertretungen der verschiedenen Softwarehäuser fahren, um dort eine Präsentation zu erhalten. Der persönliche Einsatz des BLP-Geschäftsführers machte sich bezahlt, denn Michael Grimminger war von dessen Auftritt und Präsentation am meisten überzeugt. Er entschied sich für BLP Software und begründet diese Entscheidung auch mit dem Eindruck, dadurch eine langfristige Investitionssicherheit zu erhalten: »Der Aufbau der Software und die zahlreichen Menüpunkte überzeugten mich, dass das Gesamtpaket viele Funktionen bereithält, ohne rasch an seine Grenzen zu stoßen.«

Die Implementierung, die im Wesentlichen in drei großen Phasen völlig unproblematisch ablief, konnte 2007 starten. Michael Grimmingers Implementierungsstrategie bestand darin, Mitarbeiter umfassend zu schulen und schrittweise zu implementieren. »Erst wenn nach etwa zwei bis drei Monaten alles reibungslos lief, was insbesondere hieß, dass sich die Mitarbeiter an die neuen Arbeitsprozesse gewöhnt hatten, gingen wir die nächste Phase an.«

Dreistufige Implementierung mit intensivem Schulungsprogramm

In der ersten Phase wurden alle Artikel in Formica SQL angelegt, die sich zum Teil aus einem kostenlosen Datenbank-Tool konvertieren ließen, das zu diesem Zeitpunkt im Einsatz war. »Erstmalig war dann eine vernünftige Lagerhaltung möglich. Wir konnten Stücklisten erstellen und das Bestellwesen startete«, erinnert sich Michael Grimminger. Damit war das anfängliche Ziel bereits erreicht. Doch aufgrund der einfachen Realisierung und der weiteren Möglichkeiten war vorzeitig klar, dass es sich lohnt, das Projekt fortzuführen.

In Phase zwei holte das Unternehmen den Vertrieb mit ins Boot und ermöglichte das Erstellen von Angeboten, Fertigungsaufträgen mit Fremdfertigungsanteilen sowie Planungen aus bereits durchgeführten Fertigungsaufträgen. Jetzt konnten Vor- und Nachkalkulationen erfolgen, die Zeit- und Kostenaufwand berücksichtigten.

In der dritten Phase realisierte Novotronik die Zeiterfassung für Mitarbeiter, Urlaubsbearbeitung und Inventurabwicklung. Ferner waren die Kalkulation von Halbfabrikaten und das Anfertigen von Umsatzstatistiken möglich. Durch die Implementierung des CRM-Moduls, das das Customer Relationship Management steuert, konnte das Unternehmen Kundenakten anlegen und Mailings durchführen.

»Vor jeder Phase fanden intensive ein- bis zweitägige Inhouse-Schulungen durch BLP statt, die wir gründlich vorbereiteten, indem wir beispielsweise neue Warengruppen definierten«, berichtet Michael Grimminger. »Unser Ziel bestand darin, am Tag nach der Schulung direkt mit dem Programm produktiv zu arbeiten.«

Hoher Qualitätsstandard mit definierten Prozessen

Damit dieser Plan aufging, waren auch organisatorische Umstellungen im Betrieb notwendig. Diese dienten nicht nur zur Inbetriebnahme der Warenwirtschaftssoftware, sondern halfen dem Unternehmen insgesamt, einheitliche interne Standardabläufe aufzusetzen. Formica SQL gibt gewisse Abläufe vor, die Novotronik gleichzeitig nutzte, um sauber definierte Prozesse einzurichten, die für einen gleichbleibend hohen Qualitätsstandard und damit auch für Betriebs-Zertifizierungen wichtig sind. »Prozesse dieser Art kann man mit Word und Excel einfach umgehen«, erklärt Michael Grimminger. Mit Formica SQL ist es beispielsweise den Mitarbeitern erst möglich einen Lieferschein auszustellen, nachdem ein Fertigungsauftrag inklusive der Unteraufträge abgearbeitet ist und alle Seriennummern für Bauteile und Baugruppen vorhanden sind. Die Vollständigkeit dieser Informationen ist unter anderem für die Rückverfolgbarkeit wichtig, die für die Kunden von hoher Bedeutung ist.

»Jeder Mitarbeiter, der die Situation vor und nach der Formica-SQL-Einführung miterlebt hat, wird heute eingestehen, dass sich die betriebsinternen Prozesse wesentlich vereinfacht haben«, so Michael Grimminger, der weiß, dass der Erfolg eines Systems stark mit der Bereitschaft der Anwender verknüpft ist, es zu übernehmen. Anfangs sei das nicht immer einfach, da eingetretene Pfade, oft ungern verlassen werden.

Der ROI ist längst überwunden

Auch wenn der ROI nicht speziell berechnet wurde, sieht ihn der Geschäftsführer im achten Jahr der Formica-SQL-Nutzung längst als überwunden an. Die definierten und in Formica SQL stark verzahnten Prozessabläufe bieten enorme Vorteile hinsichtlich Fehlervermeidung sowie Zeit- und Kostenersparnis. Alle Geschäftsabläufe können mit Formica SQL abgebildet werden, ohne dass Daten mehrfach eingegeben oder gehalten werden müssen. »Hauptnutzen ist das gleichzeitige Arbeiten auf einer Informationsbasis und in einer gemeinsamen Datenbank. Die Datenpflege erfolgt an einer Stelle. In Echtzeit stehen jedem Nutzer alle Daten aktuell zur Verfügung«, resümiert Michael Grimminger.

Am Unternehmen BLP Software schätzt er die hohe Flexibilität, Zuverlässigkeit und Professionalität: »Die Hotline ist immer erreichbar und arbeitet absolut verlässlich, was in der Branche nicht selbstverständlich ist. Alle Anfragen und Änderungswünsche werden von BLP geprüft und mit Realisierungsvorschlägen beantwortet, so dass wir entsprechenden Aufwand und Kosten dafür problemlos abschätzen und neue Projekte jederzeit umsetzen können.« Gegenwärtig prüft Novotronik gerade, Formica ToDo als Kommunikations- und Planungsprogramm ebenfalls einzusetzen.