Optimol Instruments schätzt BLP-Kundenservice

Mit BLP Software hat Optimol Instruments einen ERP-Anbieter gefunden, der perfekt mit der eigenen Firmenphilosophie harmoniert. Bei beiden Unternehmen ist beispielsweise der Kundenservice auf dem gleichen hohen Niveau angesiedelt. »Uns ist besonders wichtig, dass wir selbst für unsere Kunden als zuverlässiger Servicepartner bereit stehen und ähnlich wie BLP gut erreichbar sind, schnelle Antworten geben, kompetente Ansprechpartner bereitstellen, hohe Qualität liefern und zuverlässige Lieferzeiten haben«, erläutert Gregor Patzer, Geschäftsführer von Optimol Instruments. Seit 2012 setzt der Münchener Hersteller von tribologischen Modellprüfsystemen und Prüfständen, die Schmierstoffe, Komponenten und Beschichtungen an reibungsrelevanten Stellen von Maschinen testen, auf die ERP-Software Formica von BLP Software. Von Beginn der Zusammenarbeit an gestaltet sich diese in den Augen Patzers exzellent: »Wenn man bei BLP anruft, trifft man stets auf freundliche Ansprechpartner, die die Anliegen schnell verstehen, richtig aufnehmen und sich zuverlässig darum kümmern. Man erreicht immer jemanden und wird nicht x-mal weiterverbunden. Es ist beispielsweise auch nicht notwendig, selbst noch einmal alles schriftlich festzuhalten, um sicherzugehen, richtig verstanden worden zu sein.«

ERP-Funktionen von Formica überzeugen

2012 suchte Optimol Instruments eine neue ERP-Software, da die bis dahin genutzte Lösung von Sage nicht wie gewünscht die Produktionsprozesse mit Stücklisten und Fertigungsaufträgen abbilden konnte. Die Projektziele der Geschäftsführung lauteten, mit Unterstützung des ERP-Systems mehr Ordnung in die Abläufe zu bringen, Produktionsprozesse automatisiert ablaufen zu lassen und effizienter zu arbeiten.

»Von den verschiedenen betrachteten ERP-Lösungen hat uns Formica am besten gefallen, da es ohne aufwändige Systemadministration auskommt, intuitiv bedienbar ist und man damit relativ einfach Prozesse abarbeiten kann«, beschreibt Patzer. Damit sei es sehr gut auf die Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen ausgelegt, während die meisten anderen ERP-Lösungen Firmen mit mehr als 100 Mitarbeitern und großen Abteilungen adressieren. »Wir haben lediglich 20 Mitarbeiter, worunter sich viele Hybrid-Mitarbeiter – also Mitarbeiter, die bis zu drei Abteilungen abdecken – befinden. Die hierfür benötigte Flexibilität kann Formica optimal liefern.«

Passende Intelligente Kostenstruktur

Neben den funktionalen Fähigkeiten sprach auch die sehr intelligent aufgebaute Kostenstruktur für Formica, welche keine personenbezogenen Benutzerlizenzen vorsieht. Ausschlaggebend ist nur die Anzahl der gleichzeitigen Nutzer. »So muss man bei zusätzlichen Mitarbeitern nicht unbedingt jeweils eine weitere Lizenz erwerben. Bei einer festen Anzahl von Lizenzen ist es egal, welcher Mitarbeiter mit Formica arbeitet. Weil nicht alle permanent in Formica sind, kommen wir bei 20 Mitarbeitern mit sieben Lizenzen sehr gut zurecht«, erläutert Patzer.

Nach einem vierwöchigen Auswahlprozess, der auch einen Formica-Testbetrieb beinhaltete, fiel die Entscheidung zugunsten BLP aus. Zur Einführung kam ein BLP-Techniker zu Optimol Instruments in den Betrieb, um das System zu installieren und Stammdaten vom Altsystem Sage zu übertragen. Anfangs hat Optimol Instruments parallel mit beiden Systemen gearbeitet und die Nutzung von Sage sukzessive verringert. »Diese Vorgehensweise, die insgesamt rund zwei Jahre dauerte, war nötig, da wir eine kleine Firma sind und es alleine mit einer Softwareinstallation nicht getan ist«, meint Patzer. »Die Prozesse müssen zur Software passen und Mitarbeiter müssen dies beherrschen – das dauert seine Zeit. Wir sind in Formica reingewachsen und haben bei jedem neuen Auftrag mehr über Formica abgewickelt und die Prozesse immer stärker an Formica angepasst. « Die Schulung durch BLP dauerte einen Tag und wurde vor Ort abgehalten. Danach erfolgte die telefonische Betreuung im Rahmen des Supportvertrags.

Erstellen schlüssiger Nummernkreise als Herausforderung

Rückblickend zählt Patzer zu den größten Herausforderungen bei der Einführung, die Artikel so einzupflegen, dass schlüssige Nummernkreise entstehen. »Unsere Aufgaben waren zudem die richtigen Lieferanten zu den Artikeln zu hinterlegen, zu entscheiden, was Fertigungsartikel und was Zukaufartikel sind, sowie entsprechende Stücklisten zu hinterlegen und Fertigungsaufträge anzulegen.«

Heute laufen alle Prozesse, die hinter einer Rechnung stehen, über Formica ab. Dies beginnt mit der Erstellung eines Angebots in Formica, das an den Kunden geht. Wenn der Kunde das Angebot annimmt, kann Optimol Instruments das Angebot in Formica in einen Auftrag umwandeln und den Auftrag einbuchen. Für alle Produkte, die eine Fertigung nach sich ziehen, erstellt die ERP-Lösung automatisch Fertigungsvorschläge und überprüft, welche Teile das Lager bereithält. Für die nicht vorhandenen Teile macht Formica Bestellvorschläge während es zudem Fertigungsaufträge aus den Fertigungsvorschlägen erstellt. Die Fertigungsaufträge ziehen sich dann die Stücklisten zu den entsprechenden Artikeln.

Formica-Einsatz vermeidet Fehler im Ablauf

»Die Prozesssteuerung seitens Formica hilft uns sehr, die Übersicht zu behalten. Ohne Kleinteile wie Schrauben, sind es rund 100 Einzelteile, die wir pro Maschine bestellen oder herstellen müssen«, meint Patzer. Der Einspareffekt von Formica bezieht sich seiner Ansicht nach hauptsächlich auf die Fehlervermeidung. »In der ganzen Auftragsabwicklung geschehen nun weniger Fehler. Ohne ERP-System müsste man unter anderem im Kopf haben, was man beispielsweise bestellen und kommissionieren muss.« Als nützliches Add-on betrachtet der Geschäftsführer außerdem die Analysetools. Sie verschaffen ihm einen schnellen Überblick über Kennzahlen wie Umsatz und Auftragseingang auch wenn er für das eigentliche Controlling ein separates Tool im Einsatz hat.

Obwohl die Kernprozesse längst tadellos laufen, sind der gute Service und Support, den BLP bietet, für Optimol Instruments noch immer von großer Bedeutung. Schließlich kommen beispielsweise durch neue Gesetze und Vorschriften immer wieder zusätzliche Anforderungen hinzu. »BLP hilft uns stets neue Regularien zu erfüllen und zuverlässig umzusetzen, egal ob es zum Beispiel darum geht, entsprechende Formulierungen und Textfelder hinzuzufügen oder Reports zu erstellen«, so Patzer. Da Optimol Instruments weltweit in erster Linie große Schmierstoffhersteller, Additiv-Lieferanten und die Automobilindustrie beliefert, gibt es seitens der Vorschriften jede Menge zu beachten und immer wieder Neues.