Formica unterstützt Schweizer Präzisionsarbeit

Präzisionsarbeit aus der Schweiz bringt man vor allem mit Uhren in Verbindung. Jedoch beweist Rigitrac, dass diese auch bei Traktoren die Grundlage bilden kann. Ein revolutionärer Fahrzeugrahmen mit zentral angeordnetem Drehgelenk und serienmäßiger Vierradlenkung sorgen für hohe Geländegängigkeit. Farb-Display, Wendeschaltung am Joystick und viele weitere technische Finessen bei bester Wirtschaftlichkeit und Umweltschutz zeichnen die High-Tech-Traktoren von Rigitrac ebenfalls aus.

Die Präzision in der Traktorentechnik setzt sich seit Januar 2013 mit der Unternehmenssoftware Formica SQL von BLP Software auch auf der IT-Seite fort. »Heute können wir die Chassisnummer eines Fahrzeugs eingeben und den gesamten Lebenszyklus verfolgen. Auf einem Blick sieht man, welche Teile verarbeitet sind und welche Services und Reparaturen am Fahrzeug durchgeführt wurden, sowie die gesamte Dokumentation mit Plänen, Unterlagen und Schriftverkehr«, freut sich Theres Knüsel, die die Leitung von Rigitrac bald komplett von den Eltern übernehmen wird.

Material zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Das seit mehreren Jahren stark wachsende Unternehmen begann 2011 mit der Suche nach einer neuen Warenwirtschaftslösung, das die Prozesse zwischen den immer stärker miteinander verbundenen Geschäftsbereichen wie Lager, Montage und Logisitik unterstützen sollte. »Wir benötigten vor allem ein System, das Material zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort bereitstellte«, verdeutlicht Theres Knüsel. Bis zum Formica-Einsatz verwendete das Unternehmen Excel-Listen, die miteinander verknüpft waren. Je mehr Listen angefertigt wurden und je mehr Leute Zugriff hatten, desto schwieriger wurde es, die Übersicht zu behalten und die Daten korrekt zu pflegen. »Bei dieser Arbeitsweise kamen wir an unsere Grenzen«, gesteht Theres Knüsel. »Neben der hohen Fehleranfälligkeit in der Datenhaltung, gab es auch funktionelle Einschränkungen. So war es in der Materialbestellung nicht möglich, Preise mit Rabattstaffelungen vernünftig zu hinterlegen. Es bereitete auch Probleme, Ersatzteillisten mit Stücklisten zu verknüpfen.«

Um diese Situation zu ändern, besorgte sich Rigitrac Informationen und Testversionen von diversen Programmen wie SAP Business, Abacus, AMS Arista, Profix und Proconcept. Ein befreundeter Unternehmer, der Formica von BLP Software bereits im Einsatz hatte, empfahl Rigitrac die Lösung. »Alles was bei Excel nicht ging, wie die Stücklistenerstellung, die Koordination mit der Produktion und die Terminierung und Planung, war uns bei der Auswahl der neuen Lösung wichtig«, erinnert sich Theres Knüsel. Im August 2012 stellte Joachim Beck, Geschäftsführer von BLP Software persönlich Formica bei Rigitrac vor und installierte eine Testversion, in die alle Artikel aus Excel eingespielt wurden. Daraufhin konnten die Rigitrac-Mitarbeiter das System vollständig testen, was folgendes Ergebnis laut Theres Knüsel hatte: »Formica konnte alle unsere Anforderungen erfüllen und besaß ein gutes Preis-/Leistungsverhältnis. Da zudem ein hohes Maß an Sympathie zwischen uns und BLP herrschte, entschieden wir uns für diese Lösung.«

Formica verwaltet Serviceaufträge und Lebenslaufdaten

Anfang Januar 2013 startete Rigitrac den Echtbetrieb. Bis Juni 2013 leistete BLP individuelle Programmierarbeit, so dass dann beispielsweise pro Artikel ein Einkaufs- und ein Verkaufstext sowie Kundenetiketten erstellt werden konnten. Zudem ermöglichte BLP die Bearbeitung von Serviceaufträgen und Lebenslaufdaten. Dies war erforderlich, da Rigitrac kein reiner Produktionsbetrieb ist, sondern auch Handel, Service und Reparaturen anbietet. Bis heute hat Rigitrac die Testversion im Mandantenbetrieb beibehalten, um darüber neue Formica-Funktionen testen zu können, bevor sie in den Echtbetrieb übergehen.

Die Personalschulung erfolgte intern durch einen Rigitrac-Mitarbeiter, der seine Kolleginnen und Kollegen je nach Aufgabengebiet individuell unterrichtete. Alle Mitarbeiter bedienen heute die Artikelbewirtschaftung, bei der es unter anderem um den Meldebestand und die Zuordnung der Teile geht. Darüber hinaus nutzt der Montageleiter auch den Fertigungsteil, der unter anderem Fertigungsaufträge und Stücklistenerstellung ermöglicht.

Mehrarbeit in der Anfangsphase

»Formica ist leicht verständlich und sehr einfach in der Handhabung, da alles immer wieder gleich funktioniert – egal ob man eine Rechnung schreibt, eine Bestellung vornimmt oder eine Kalkulation erstellt«, berichtet Theres Knüsel. Trotzdem bedeutete die Formica-Umstellung in der Anfangsphase zunächst Mehrarbeit für das Personal. Diese hatte allerdings nichts mit Formica selbst zu tun, sondern mit den importierten Artikeln, die im Laufe der Zeit teilweise fehlerhaft in den Excel-Listen standen. Die Mitarbeiter mussten bei jedem Arbeitsschritt prüfen, ob die übernommenen Daten stimmten und sie gegebenenfalls ändern. Ebenfalls eine Umstellung für das Personal bedeutete die elektronische Lagerverwaltung, da bei jedem entnommenen Artikel eine Abbuchung per Formica-Eingabe erfolgen muss.

»Wir haben die gesamten Prozessabläufe auf technischer und kaufmännischer Seite auf die Vorgaben in Formica ausgerichtet, so dass nun ein klar strukturiertes Arbeiten möglich ist«, meint Theres Knüsel zufrieden. Alle Prozesse wie Bestellwesen, Rechnungskontrolle, Kalkulation und Fertigungsaufträge laufen über Formica. Es besteht eine transparente digitale Ablage aller Unterlagen, die beispielsweise zu jedem Fahrzeug alle Dokumente, Artikel und Pläne hinterlegt. Der Kunden– und Lieferantenstamm lassen sich einfacher und besser pflegen als in der Vergangenheit.

Vielfältige Vorteile durch Formica

Theres Knüsel erwartet den Return on Investment für 2016 und zieht folgendes Fazit: »Auf jeden Falls sind für uns die Vorteile durch Formica sehr vielfältig.« Beispielsweise ist auf Knopfdruck der Lagerbestand jederzeit abrufbar. Das Lager kann klein gehalten werden, da Artikel automatisch rechtzeitig nachbestellt werden, weil Wiederbestellzeiten hinterlegt sind. »Dadurch kommt es heute so gut wie nicht mehr vor, dass Artikel nicht mehr vorhanden sind oder per Express bestellt werden müssen«, weiß Knüsel, die auch die Einsparungen bei der Arbeitszeit sehr schätzt. »Kaufmännische Mitarbeiter haben durch Formica genügend Informationen, Bestellungen einzuleiten, wofür zuvor häufig Nachfragen bei technischen Mitarbeitern notwendig waren. Die technischen Mitarbeiter sind dadurch entlastet und haben mehr Zeit für ihre Kernaufgaben.« Außerdem beschert Formica Zusatznutzen durch seine funktionellen Möglichkeiten. So sind durch Formica fiktive Stücklisten, alternative Artikel mehrerer Lieferanten sowie deren Priorisierung ebenso möglich wie Artikelverfolgung und Verwendungsnachweise.