SPE Paul ersetzt relativ neue ERP-Lösung durch Formica

Obwohl die ERP-Lösung CIMOS erst viereinhalb Jahre im Einsatz war, entschied die Geschäftsleitung des Unternehmens für Kabelkonfektionierung SPE Paul sie durch eine andere Lösung zu ersetzen. In mehrerlei Hinsicht herrschte Unzufriedenheit mit dem System wie Susanne Kornmüller darlegt, die für Finanzen und Personal verantwortlich zeichnet: »Zwar war es für uns nicht leicht nach der relativ kurzen Zeit, in eine neue Software zu investieren, aber das Arbeiten mit dem alten Programm erwies sich als nicht praktikabel. Die Software war umständlich, unübersichtlich und kompliziert.« Zudem seien im Alltag immer wieder Probleme aufgetreten, die sehr störend waren.

Bei der Internetrecherche zu Beginn der Evaluation stieß Kornmüller auf die drei Produkte abas ERP, Microsoft Dynamics und Formica von BLP Software, die sie in die engere Auswahl gezogen hatte. Zu den wichtigsten Auswahlkriterien zählte eine ansprechende Oberfläche. Jedoch sollte das Programm nicht nur einfach zu bedienen sein, sondern auch vielfältigen Möglichkeiten bieten. Wert legte die Geschäftsführerin zudem auf zügige Hilfe und Ansprechpartner aus einem großen Team. »Wir wollten nicht mehr auf einzelne Experten angewiesen sein, die nicht immer verfügbar sind. In der Vergangenheit hieß es bei Anfragen häufig, die Person, die das weiß ist gerade beziehungsweise mehrere Tage nicht da«, berichtet Kornmüller.

Besserer Support bei weniger Störfällen

Vor diesem Hintergrund lauteten die Projektziele auch, eine Software einzusetzen, die weniger störanfällig ist, und effizienteres Arbeiten ermöglicht. Zudem sollte die Umstellphase zügig vonstattengehen. Da SPE Paul bei abas laut Herstellerangaben von einer eineinhalbjährigen Umstellung ausgehen musste, schied diese Lösung aus dem Auswahlprozess aus. BLP Software veranschlagte dagegen nur vier bis sechs Wochen, was für den Kabelkonfektionierer einen großen Pluspunkt darstellte. »Ebenso gefiel uns, dass Formica neben ERP viele begleitende Funktionen wie die Betriebsdaten- und Zeiterfassung per Barcodescanner sowie E-Mail-Funktionalitäten in der Software integriert hat«, bemerkt Kornmüller. Nach einem vierwöchigen Auswahlprozess entschied sich SPE Paul schließlich einen Tag vor Weihnachten 2017 endgültig für Formica und bereits Ende des Folgemonats ging die Software in den Live-Betrieb.

In den Wochen zuvor hatte SPE Paul zunächst mit einer Demoversion gearbeitet und eine dreitägige Schulung erhalten, die für den Start genügte. Sie erfolgte mit zwei Personen aus der Geschäftsführung und einem Vertreter des Einkaufs, die aus dem Gelernten Arbeitsanweisungen geschrieben hatten und ihr Wissen weiteren Mitarbeitern weitergaben. Parallel zur Schulung lief die Datenübernahme aus dem Altsystem und das Einspielen der Daten ab. »Glücklicherweise konnten wir sehr viele Daten aus dem Altsystem übernehmen: alle Stammdaten inklusive Artikel, Lieferanten- und Kundenstamm, die in ein Excel-Format umgewandelt wurden und dann in das neue System einflossen. Bis auf Statistiken und Rechnungen wurde alles übertragen, was uns viel erleichtert hat«, meint Kornmüller, zu deren größten Sorgen zählte, dass die Datenübernahme nicht so reibungslos abläuft wie geplant. Ebenso wichtig war, dass die Umstellung nur wenige Tage dauern durfte, da man in dieser Zeit für das Tagesgeschäft sowie für Kunden und Lieferanten mehr oder weniger blockiert war. »Die Umstellungsphase war mental anstrengend, wäre aber mit jedem anderen System genauso gewesen«, resümiert Kornmüller, die mit Formica die geplante Dauer wie kalkuliert einhalten konnte.

Flexible und kompetente Unterstützung durch BLP

Da alles reibungslos funktionierte, stand dem Start mit Formica nichts mehr im Wege. Knapp vier Wochen danach fand eine erneute Schulung statt, um Fragen aufzugreifen, die in der ersten Arbeitsphase aufgetreten waren. Sowohl im September als auch im Oktober hat SPE Paul jeweils einen weiteren Schulungstag mit einem BLP-Experten vor Ort eingeschoben, um Themen zu behandeln, die für den telefonischen Support nicht geeignet waren. »BLP zeigt sich in solchen Angelegenheiten immer sehr flexibel und unkompliziert«, bemerkt Kornmüller.

Nun läuft bei SPE Paul, die individuelle Entwicklung und Fertigung bei der Kabelkonfektion aus einer Hand vornehmen, alles über Formica. Sobald beispielsweise die Bestellung eines Kunden per E-Mail eintrifft, wird diese mit Formica ERP verknüpft. Automatisch generiert das Programm dann Bestell- und Fertigungsvorschläge. Schließlich erhält die Fertigung ausgedruckt in Papierform den Fertigungsauftrag, der Kundendaten, Bestellung mit Bestelldaten, Stückliste und Arbeitsgänge in Barcode-Form enthält. Zum Erfassen der Arbeitszeiten hat jeder Mitarbeiter einen Barcode-Scanner mit dem er Start und Ende seiner Tätigkeiten scannt. Nach der Fertigstellung wird der produzierte Artikel in Formica gebucht und das Material der Stückliste abgebucht. Der Artikel kann dann kommissioniert, mit einem Lieferschein versehen und ausgeliefert werden. Die Rechnung lässt sich auf Knopfdruck erstellen und per E-Mail versenden. »Ohne organisatorische Umstellungen haben wir unsere Prozesse alle entsprechend Formica ausgelegt, weil der Ablauf so einfach sehr gut funktioniert und zu uns passt«, meint Kornmüller. »Alles ist von A bis Z mit Formica verknüpft sozusagen ein kompletter Full Service.«

Proaktive und Intelligente Nutzerführung

Im Gegensatz zur früheren Lösung werde der Anwender nun mit Formica durch den Prozess geleitet und erhält automatisch den nächsten Prozessschritt angezeigt, ohne ständig eine Auftrags- oder Kundennummer eingeben zu müssen. »Mit Formica kann man unterwegs quasi nichts verlieren und nichts übersehen«, freut sich Kornmüller. Somit sind auch kaum Suchen nach erstellten Unterlagen nötig. Und wenn, liegen die Ergebnisse von jedem Programmpunkt aus direkt vor, während zuvor keine Quersuchen möglich waren, wie Kornmüller berichtet: »Beispielsweise konnte man nicht direkt herausfinden, welche Rechnung zu einem bestimmten Lieferschein gehört. So war es nur möglich, im Rechnungsbereich nach Rechnungen und im Lieferscheinbereich nach Lieferscheinen zu suchen.« Allerdings erwartet die Unternehmenschefin von einer zeitgemäßen Software komfortable Bedienmöglichkeiten und eine intelligente Benutzerführung wie Formica sie bietet. Es besteht in so gut wie allen Programmteilen ein hoher Grad an Automatismus, der ihrer Meinung nach lediglich im Personalbereich von Formica noch erhöht werden könnte.

Zudem findet sie die Verzahnung zwischen dem E-Mail-Programm Formica ToDo und Formica ERP sehr gut. E-Mails und deren Inhalte können direkt den Prozessen zugeordnet werden, wodurch man schneller in der Bearbeitung ist. Da es aber auch Zeit kostet, andere Daten in das Programm einzugeben, sieht Kornmüller die größten Vorteile im Wegfall von Suchzeiten und der Tatsache, dass alles direkt archiviert wird: »Der Alltag ist ja voll mit kleinen Problemsituationen und da bin ich mit dieser Software viel schneller als mit der alten.«

Neben der Software selbst stimmt zudem auch der Service. »BLP verfügt über sehr kompetente Mitarbeiter, die sehr schnell erfassen, worum es einem geht und sehr schnell reagieren. Man fühlt sich so gut aufgehoben«, lobt Kornmüller. Gemeinsam mit ihrem Mann ist es ihr so möglich, das in zweiter Generation familiengeführte Unternehmen mit dem Ziel »Bewährtes zu bewahren und Fortschritt zu etablieren« erfolgreich weiterzuentwickeln.