Der Nutzen Formicas steigt bei Streckel & Schrader kontinuierlich

Damit am Ende Getreideprodukte als Frühstückscerealien auf dem Tisch landen können, produziert der Sondermaschinenbauer Streckel & Schrader Maschinen für die Nahrungsmittelindustrie. Flexibilität, um den weltweiten Kunden die passende Lösung bieten zu können, ist dem seit 95 Jahren bestehenden Familienbetrieb besonders wichtig. Daher stellte die Flexibilität auch ein elementares Auswahlkriterium dar, als sich Streckel & Schrader 2011 nach einem neuen Warenwirtschaftssystem umsah. Die Anschaffung war nötig, da das zwar erst 2006 gekaufte System bs-on.ERP.NET nie vollständig in Betrieb genommen und letztlich auch kein Support mehr durch den Anbieter geleistet wurde.

»Die Ziele des Einsatzes eines neuen Warenwirtschaftssystems waren für uns bessere Nachverfolgbarkeit und höhere Stringenz sowohl auf der Produktionsseite als auch auf der Handelsseite zu erreichen«, berichtet Tobias Streckel, Geschäftsführer von Streckel & Schrader. »Wenn es beispielsweise darum ging, wo bestimmte Teile vor zehn Jahren für eine bestimmte Maschine gekauft wurden, musste man nach entsprechenden papierbasierten Informationen aufwändig suchen. Mit Formica erhalten wir solche Informationen nun in Sekunden.« Aufgrund der Erfassung aller Artikel und Vergabe von Artikelnummern sind beliebige Suchen möglich. So kann man beispielsweise teilespezifisch nach Kunden suchen aber auch kundenspezifisch nach Teilen. Durch die Artikelnummern in einem Fertigungsauftrag ist die Verbindung zwischen Produktion und Einkauf vorhanden. Gleichzeitig ist beim Verkauf eines Produkts über die Artikelnummern immer die Verbindung zum Lieferanten da.

Bestechende Verknüpfung der E-Mails zu Prozessinformationen

Zur guten Nachverfolgbarkeit trägt im erheblichen Maß die Verknüpfung des E-Mail- und Organisationsprogramms Formica ToDo mit Formica ERP bei. »Diesen Verbindungsmechanismus zwischen E-Mail-Korrespondenz und Projektinformationen fanden wir sehr bestechend«, erinnert sich Streckel. »Heute ist die Verzahnung für mich eine der besten Funktionen im beruflichen Alltag, die mir viel Arbeit abnimmt beziehungsweise die Arbeit deutlich leichter macht. Denn wie oft sucht man irgendwelche E-Mails?«, fragt Streckel. Mit Formica habe er immer die Möglichkeit, etwas, das irgendeine Relevanz für einen Vorgang haben könnte, zu verknüpfen. Zuordnungen zum Beispiel zu Aufträgen, Angeboten, Bestellungen und Kunden sind beliebig möglich. Schließlich kann man nach verschiedenen Kriterien wie Aufträge, Zeitraum sowie Kunden suchen, und Informationen auch nach längerer Zeit immer wieder leicht wiederfinden.

Bei der Auswahl der passenden ERP-Lösung spielte für Streckel & Schrader aber auch der Kostenaspekt eine wichtige Rolle, wie Streckel darlegt: »Abgesehen davon, dass Lösungen wie SAP viel zu abstrakt und viel zu starr für unsere Anwendungsfälle sind und von der Unternehmensgröße nicht zu uns passen, hatten wir auch nur ein gewisses Budget zur Verfügung. In dieses Budget passte Formica andere aber nicht.« Ein sehr wichtiges Entscheidungskriterium zugunsten Formicas war zudem die Präsentation und Beratungskompetenz des BLP-Mitarbeiters.» Unser Ansprechpartner konnte uns als Nicht-IT-Experten alle Möglichkeiten plausibel aufzeigen«, erinnert sich Streckel, dem die praktische Anwendbarkeit besonders wichtig war. Obwohl Formica eine gewisse Komplexität besitze, sei die Software im Tagesgeschäft überschaubar und jedem Mitarbeiter zumutbar, sich an die Systematiken des Programms zu gewöhnen.

Positiver Nebeneffekt bei der Datenübernahme

Bevor BLP-Experten Formica installierten, hat Streckel & Schrader die Serverkapazitäten entsprechend den Anforderungen ausgestattet und anschließend im Hintergrund bereits mit dem Programm gearbeitet. Die Verantwortlichen spielten Beispielaufträge durch, um Funktionen zu testen und Daten wie Artikelstämme entsprechend anzupassen und zu übertragen. Während einige Handelsdaten von bestimmten Lieferanten elektronisch eingelesen werden konnten, gaben die Verantwortlichen Bestandsdaten überwiegend händisch ein, was aber einen positiven Nebeneffekt hatte, wie Streckel erklärt: »Wir nutzten die Umstellung gleichzeitig zur Systembereinigung, um Lieferanten und Kunden auszusortieren, deren Daten veraltet waren.« Die größte Herausforderung bei der Implementierung war, das bestehende Nummernsystem sowohl für Aufträge als auch für Zeichnungen in Formica zu integrieren. Um die Migration zu erleichtern, hat das Maschinenbauunternehmen aufgrund der Empfehlung von BLP gewisse Änderungen an den definierten Warengruppen vorgenommen. Hintergrund der Maßnahme war, auch ältere Projekte, die nicht mit Formica abgewickelt wurden, im Blick zu haben. Da Streckel & Schrader weltweit tätig ist, waren Anpassungen an internationale Rahmenbedingungen, wie Sprachen, Schriften und Rechnungsformate nötig. Befanden sich die Lösungen hierzu nicht bereits im Standardumfang, entwickelte BLP entsprechende Module hinzu.

Bereits vor dem 1. Januar 2012 begann Streckel & Schrader, laufende Aufträge in das neue System zu übertragen und sie damit zu bearbeiten. Ab dem Jahreswechsel wurden schließlich alle Aufträge über Formica abgewickelt. Für den Echtbetrieb schulte BLP zehn Mitarbeiter an drei Tagen. Nach der Schulung dauerte es zwar noch eine gewisse Zeit, bis sich alles richtig eingespielt hatte. Aber trotzdem bezeichnet Streckel, der mit dem gesamten Verkaufs- und Implementierungsprozess sehr zufrieden ist, die Umstellungszeit als sehr überschaubar: »Verglichen mit dem, was man bezogen auf Nachschulungs- und Nachsorgebedarf von Vergleichsprojekten in anderen Firmen hört, sind wir mit BLP sehr gut gefahren.«

Grundsätzlich haben die Mitarbeiter Formica schnell und positiv angenommen. Während es im technischen Bereich extrem schnell genutzt wurde, dauerte es bei einigen Mitarbeitern der älteren Generation etwas länger. »Überspitzt gesagt war es für sie eine große Umstellung, für jede Schraube eine Bestellnummer zu holen«, erläutert Streckel.

Das Einsparpotenzial lässt sich nicht hoch genug einschätzen

Allerdings kann das Unternehmen durch das Erfassen aller verwendeten Teile von vielen Vorteilen durch Formica profitieren. »Auch wenn wir das Einsparpotenzial durch Formica nicht genau quantifizieren können, lässt es sich nicht hoch genug einschätzen«, meint Streckel. »Formica liefert uns viele nützliche Informationen, die wir täglich brauchen – seien sie zur Preisfindung, Projekt- und Warenübersicht oder zur Kundenhistorie.« Um die Systemdaten in der Praxis sinnvoll nutzen zu können, scheute Streckel & Schrader beispielsweise auch nicht den Aufwand, das Lager entsprechend umzuorganisieren und Lagerplätze mit Artikelnummern zu versehen. Im Ergebnis hat der Sondermaschinenbauer nicht nur eine Übersicht über die laufenden und vergangenen Prozesse, sondern auch über die gelagerte Ware. Bei der Warenentnahme werden die Mengen automatisch abgebucht. So kann man beispielsweise schnell in Formica nachsehen, wie viele Teile noch gelagert sind, wo ein Teil zuletzt gekauft wurde und was es gekostet hat. Laut Streckel ist dies besonders hilfreich, um schnell Angebote zu erstellen. Die Firmenleitung zeigt sich insgesamt sehr zufrieden mit den Vorteilen von Formica und geht davon aus, dass sie sich in Zukunft noch stärker bezahlt machen. »Der Wert von Formica steigt mit jedem Jahr, in dem wir das System haben und vernünftig nutzen, indem wir es mit Informationen füttern«, meint Streckel. Je mehr Informationen vorhanden sind, desto mehr und genauere Analysen sind möglich.