Flexible Einzelfertigung unterstützt durch Formica

Mit 160 Mitarbeitern fertigt VIBRA SCHULTHEIS vibrations- und verfahrenstechnische Maschinen und Anlagen für Kunden der Chemie- und Nahrungsmittelindustrie. Rund ein Drittel der Belegschaft nutzt die Unternehmenssoftware Formica von BLP Software, um die Prozesse rund um die Fertigung der Produkte und Anlagen zu unterstützen. Beim 1948 gegründeten und in der dritten Generation inhabergeführten Familienunternehmen VIBRA SCHULTHEIS ist Formica seit 1999 im Einsatz.

Sondermaschinenbauer fordert flexible Software

»Wichtig war bei der Lösungsauswahl vor allem, ein System zu finden, das auf unsere Anforderungen als Sondermaschinenbauer eingeht«, berichtet Manfred Schultheis, Geschäftsführer von VIBRA SCHULTHEIS. »Da wir fast nur Einzelfertigungen tätigen, benötigen wir ein Programm, das eine Vielfalt an Artikeln handhaben und mit verschiedenen Stücklisten umgehen kann.« Hierzu suchte das Unternehmen ein System, das ein hohes Maß an Offenheit und Flexibilität bieten kann. Zum damaligen Zeitpunkt hatte VIBRA SCHULTHEIS seit rund vier Jahren eine ERP-Lösung im Einsatz, die diese Anforderungen nicht ausreichend erfüllte. Besonders bemängelten die Mitarbeiter die komplizierte Handhabung der Software.

Gefordert war deshalb ein schlankes und strukturiertes Programm, das schnell bedienbar und übersichtlich ist. Der Geschäftsführer legt vor allem auf die Flexibilität großen Wert: »Wir wollen auf alle Fälle ein umfangreiches Programm wie für Großkonzerne vermeiden, bei dem man ein Flugzeug nicht ausliefern kann, wenn nicht die letzte Schraube mit Herkunftsnachweis im Programm eingegeben ist«, meint Schultheis, der Probleme dieser Art aus Berichten seiner Branchenkollegen kennt.

Formica lieferte überzeugenden Gesamtansatz

Der Erstkontakt mit BLP Software kam auf einer Messe zustande, während der auch Vergleichslösungen betrachtet wurden. Im vierten Quartal 1997 entwarfen die Verantwortlichen von VIBRA SCHULTHEIS einen Anforderungskatalog und richteten ihn an mehrere Hersteller. Bis Oktober 1998 präsentierten diese, wie auch BLP Software, ihre Lösungen im Unternehmen vor Ort. Der technisch wie betriebswirtschaftlich überzeugende Gesamtansatz von Formica führte im November 1998 zur Beauftragung. Dabei lautete die Maßgabe, ab Januar 1999 mit dem System arbeiten zu können. »Neben dem Kosten-Nutzen-Aspekt überzeugte BLP Software durch die Fachkompetenz und den direkten persönlichen Kontakt zur Geschäftsführung«, meint Schultheis. »Obwohl es sich bei BLP Software zum damaligen Zeitpunkt noch um ein sehr junges Unternehmen handelte, schenkten wir diesem unser Vertrauen und wurden bis heute nicht enttäuscht.«

Vor dem Formica-Start ließen sich die Daten aus dem Altsystem exportieren. Zur Sicherheit liefen beide Programme noch längere Zeit parallel, so dass auch später noch Daten ergänzt werden konnten. »Organisatorisch mussten wir nahezu keine Änderungen vornehmen. Formica ließ sich an unsere Unternehmensprozesse anpassen«, erinnert sich Schultheis. Bis zum Echtbetrieb waren lediglich vier Schulungstage notwendig, an denen BLP Software ausgewählte Mitarbeiter einwies. Anschließend übertrugen diese ihr Wissen an die Kollegen in der Firma. »Hilfreich war in der Startphase vor allem, dass sich Vorgänge mit unseren Betriebsdaten in Formica simulieren ließen, ohne den Echtbetrieb zu beeinflussen«, erinnert sich Schultheis.

Formica unterstützt Vertrieb und Fertigung

Heute arbeiten rund 70 Mitarbeiter am Standort Offenbach mit Formica. Dabei unterstützt die Software den Vertrieb mit Angebots- und Auftragserstellung sowie die Fertigung. Im Auftragsfall werden die Daten an die Konstruktion und die Materialwirtschaft übergeben, so dass benötigtes Material automatisch angezeigt und bestellt werden kann. Fertigungsaufträge lassen sich ebenfalls automatisch über Fertigungsvorschläge generieren oder manuell anlegen. Ein Fertigungsauftrag produziert wiederum für verschiedene Bedarfsträger weitere Auftragstypen wie Lagerauftrag, Bestellungen und untergeordnete Fertigungsaufträge. Die Art der Fertigung (Auftrags-, Lager-, Serienfertigung) wird durch die Bedarfsträger, die Produktionsmenge und den Arbeitsplan bestimmt. Formica speichert zu jedem Fertigungsauftrag Daten aus der Fertigungsstückliste und dem Fertigungsauftragsarbeitsplan wie das eingesetzte Material einschließlich Zeichnungsnummer und Änderungsindex zum Zeitpunkt der Übernahme in die Fertigungsstückliste sowie Soll- und Istzeiten.

Mitarbeiter nahmen Formica sehr positiv auf

Aufgrund der mit Formica erfassten Arbeitszeiten kann die Software auch Vor- und Nachkalkulationen erstellen. Das Korrespondenzmodul ermöglicht u.a. die Übergabe von Text an ein externes E-Mail Programm. »Insgesamt haben die Mitarbeiter Formica sehr positiv angenommen, da es sich von Anfang an gut bedienen ließ und dies im Vergleich zum Vorgängerprogramm eine deutliche Verbesserung darstellt«, meint Schultheis, der grundsätzlich mit dem Ergebnis zufrieden ist und alle Projektziele erreichen konnte. »Die Flexibilität unserer Fertigung führt nicht selten zu organisatorischen Herausforderungen. Hier profitieren wir von den vielfältigen Möglichkeiten in Formica, selbstständig mit den vorhandenen Daten zu arbeiten und daraus dem eigenen Bedarf angepasste Auswertungen zu erstellen.« So erhält die Geschäftsleitung beispielsweise zu jedem Kunden schnell die notwendigen Informationen wie die erfolgte Korrespondenz, vorhandene Aufträge und einen Überblick über die geplanten und getätigten Fertigungsschritte. Somit ist es hinsichtlich des Auftragsstatus im geringeren Maß als früher notwendig, mit Fertigungsverantwortlichen zu sprechen, was im Gegensatz zu früher eine Zeitersparnis auf beiden Seiten darstellt.

In der Gesamtsicht sieht Schultheis die Hauptvorteile von Formica vor allem in der übersichtlichen Handhabung, den klaren Strukturen und der durch die Software optimierten Materialwirtschaft. Damit lässt sich auch in Zukunft die Fertigung von unterschiedlichen Produkten unterstützen.