Präzision aus Tradition mit Formica

Zur kaufmännischen Unterstützung hatte das südöstlich von Hamburg beheimatete Traditionsunternehmen Walter Förster seit 1998 eine Software im Einsatz, die nicht mehr den aktuellen Anforderungen entsprach. Zwar konnte man damit Aufträge sowie Lieferscheine und Rechnungen schreiben, aber keine Arbeitszeiten erfassen und Lagerbestände verwalten. »Größtenteils wurde das Lager noch mit Karteikarten geführt«, berichtet Volker Rohrbeck, Prokurist bei Walter Förster. »Um nicht nur dies zu ändern, wollten wir eine Software, die alle Prozesse abbilden kann.«

Mitte 2000 hatte sich die Unternehmensführung erstmals alternative Programme wie Infor, ABAS und SAP für den Mittelstand angeschaut. Damals kam man jedoch zu dem Ergebnis, das bestehende Programm weiter zu entwickeln. Im Zuge einer Aktion zur Gewinnung von Neukunden kam 2012 zwischen BLP und der Geschäftsführung von Walter Förster der erste Kontakt telefonisch zustande. Dieser zündete sogleich, da das Gespräch den richtigen Nerv traf und mit Formica eine Lösung prägnant skizziert wurde. In der Folge besuchte BLP-Geschäftsführer Joachim Beck zweimal das Unternehmen vor Ort, um Formica zu präsentieren. Volker Rohrbeck erinnert sich folgendermaßen: »Uns beeindruckte, dass er auf alle Fragen sofort eine Antwort hatte. Anhand der Software konnte er die angesprochenen Lösungsvorschläge auch unmittelbar demonstrieren.«

Ganz selbstverständlich erfüllte Formica alle Anforderungen

In erster Linie rankten sich die Fragen um die Organisation der Lagerverwaltung, beispielsweise wie Teile auf Lager gehen und Außenlager gemanagt werden können. Walter Förster unterhält für Kunden Außenlager an fünf Standorten mit rund 150 Artikeln, die einen vereinbarten Warenstand dauerhaft bereithalten. Außerdem ging es um die Betriebsdatenerfassung und die Fertigungsauftragsabwicklung. »Speziell hinterfragten wir die Unterstützung für die Entwicklung und den Vertrieb von Baugruppen, da wir gerade planten, unser Angebotsportfolio zu erweitern. Die softwaretechnische Unterstützung ist keine Selbstverständlichkeit bei anderen Warenwirtschaftslösungen«, führt Volker Rohrbeck an. Der Entscheidung pro Formica kam auch noch entgegen, dass die grafische Oberfläche ähnlich wie die der zuvor verwendeten Software gestaltet war. Da somit das Formica-Gesamtpaket den Vorstellungen von Walter Förster entsprach, stand der Implementierung nach knapp vier Monaten nichts mehr im Weg.

Ebenso lange dauerte dann auch der gesamte Einführungsprozess der Formica-Lösung. Das Aufstellen der neuen Server und das Einspielen der Formica-Software geschahen in zwei Tagen. In den ersten drei Monaten nach der Implementierung gaben die Mitarbeiter zunächst die nötigen Daten ein. Artikel-, Kunden- und Lieferantenstamm wurden aus dem Altsystem übernommen. Teilweise mussten die Mitarbeiter Daten bearbeiten, da Formate und Bezeichnungen nicht immer passten. Fertigungsdokumente, Arbeitspläne und Zeichnungen wurden neu eingegeben. Zu jedem der ca. 700 Artikel sind bis zu 30 verschiedene Arbeitsgänge notwendig, die nun alle in Formica hinterlegt sind. Es dauerte knapp zwei Monate bis die wichtigsten Artikel inklusive Arbeitsgänge eingegeben waren. Weitere Artikeleingaben wurden schließlich im Echtbetrieb vorgenommen.

Schulung im Multiplikationsverfahren

Die Geschäftsleitung von Walter Förster entschied, die Mitarbeiter im Multiplikationsverfahren einzuweisen, weshalb zwei Mitarbeiter einen dreitägigen Grundkurs erhielten. Daraufhin gingen die beiden umfassend geschulten Mitarbeiter in alle Abteilungen und erklärten den Kollegen, was sie für Ihre Arbeitsaufgaben in Bezug auf Formica wissen mussten. »Entsprechend erhielten Lagermitarbeiter beispielsweise Informationen für alle Bearbeitungsvorgänge, die das Lager betreffen. Ziel war, die Mitarbeiter fokussiert zu schulen und sie nicht mit Abläufen und Funktionen zu überfrachten, die mit ihrer speziellen Arbeit nichts zu tun hatten«, beschreibt Volker Rohrbeck.

Als nach den Schulungsmaßnahmen und der Dateneingabe der Echtbetrieb startete, wickelten die Mitarbeiter Neuaufträge komplett mit Formica ab, Bestandsaufträge führten sie mit dem Altsystem zu Ende. Je nach Umfang variieren die Auftragszyklen des Unternehmens zwischen einer Woche und einem Jahr. Die reinen Fertigungszeiten betragen dabei bis zu vier Monate.

BLP begleitete die Startphase von Formica knapp acht Monate über telefonischen Support. Mitte 2013 war Formica schließlich komplett eingeführt. »Rückblickend war es die größte Herausforderung, die Mitarbeiter von dem System zu überzeugen, in dem alles abgebildet werden sollte«, meint Volker Rohrbeck. Vieles, was für die Mitarbeiter zur selbstverständlichen Routine geworden war, sollten sie nun an das Programm anpassen und eingeben.

Organisatorisch passte sich das Unternehmen an Formica an

»Da bis dato in vielen Bereichen wie der Fertigungsplanung, Lagerverwaltung und Betriebsdatenerfassung keine elektronische Abbildung von Prozessen stattgefunden hatte, passten wir unsere Prozesse hierfür komplett an Formica an«, berichtet Volker Rohrbeck. Zuvor trugen Mitarbeiter beispielsweise Teile, die sie ins Lager brachten auf Karteikarten ein und strichen sie bei der Entnahme wieder aus. Teilweise wurden bestimmte Kennzahlen an einzelnen PCs per Excel erfasst. Heute meldet Formica fertiggestellte Teile zur Einlagerung und ordnet diese eingehenden Aufträgen zu. Der Warenfluss lässt sich jederzeit abrufen. Außerdem generiert Formica automatisch einen Fertigungsvorschlag sobald ein Auftrag gebucht ist. Dabei berücksichtigt das System auch die Fremdbearbeitung, verknüpft die Aufträge mit der Zeiterfassung und der Zuordnung der Teile. »Alles ist sehr transparent. Hauptvorteil ist, dass Formica die gesamten Geschäftsprozesse abbildet«, freut sich Volker Rohrbeck, der aber noch viele weitere Vorteile sieht, wie chargentreu liefern zu können und die Unterstützung der Baugruppenfertigung, bei der die Herkunft aller Einzelteile hundertprozentig nachvollziehbar ist.

Jedoch merkt er auch an, dass generell mehr Investitionen in Hard- und Software anfielen als ursprünglich geplant: »Während früher beispielsweise nur drei Rechner im Lagerbereich vorhanden waren, sind es heute sechs. Entsprechend mehr Lizenzen waren notwendig. Inzwischen haben wir acht Lizenzen nachgekauft und verfügen damit über insgesamt 27.« Gleichzeitig hat sich aber auch das Unternehmen weiter entwickelt und neue Geschäftszweige hervorgebracht, die ohne moderne Softwareunterstützung durch Formica nicht möglich gewesen wären. Über 100 Kunden im In- und Ausland, die unter anderem aus der Schweiz, den Niederlanden und Tschechien stammen und vorwiegend aus den Branchen Medizintechnik, Energie, Mess- und Regeltechnik sowie der Luftfahrt kommen, können sich somit auf Präzision aus Tradition von Walter Förster weiter verlassen.